「在庫管理システム使って、今よりもっと業務を効率化したい」
「でも、導入時などの初期コストは極力抑えたい…」
そんなお悩みをかかえている方へ向けて、今回の記事では【無料で利用出来る】在庫管理システムの特徴や利点、注意をすべきポイントを解説していきます。
初期コストを抑えつつ、効率的に在庫管理システムを活用した在庫管理を始めたいと思うは、ぜひ今回の記事を参考にいただけますと幸いです。
無料で在庫管理をする方法
在庫管理を無料で行う方法も様々となっています。
無料の在庫管理システムを導入している方、Excelやスプレッドシートなどの表計算ソフトを用いて管理をしている方、簡易的なアプリを使用している方などがあるので、簡単に紹介していきたいと思います。
ExcelやAccessを用いた在庫管理方法
ExcelやAccessを利用して在庫管理を行う場合には下記の方法が一般的となっています。
Excelを用いた在庫管理表の作成する場合
Excelのシート上に必要な各項目を管理する為のセルを作成します。
(※商品名・入出荷数・入出荷数・在庫数)
その他にも必要に応じて、項目を追加していくことによってより精度を上げていくことが可能です。
(※日付・品番や商品コード・場所・備考欄)
Accessを用いた在庫管理データベースを構築する場合
Accessを用いてデータベースを作成して、在庫情報を効率的に管理することも可能です。
在庫アイテムの詳細情報や入出荷履歴、顧客情報などをデータベースに組み込むことでより効率的に管理できます。
ExcelやAccessを在庫管理に使用するメリット
ExcelとAccessはどちらもMicrosoftが提供しているソフトです。
費用も安価なうえに、ライセンスを購入すればすぐに使用出来るので、導入までのハードルも低くなっています。
また、Excelに関して言えば、パソコンに初期ソフトウェアとしてすでにインストールされている場合もあるので、その際は無料でお使いいただけます。
紙ベースでアナログな方法で管理していた場合と比較して、入力するといった手間は必要となるものの、データとしての管理が出来る上に、在庫情報が記載された紙をファイリングして整理して管理する必要も手間もないので、トータルでみても断然管理は容易です。
ExcelやAccessを在庫管理に使用するデメリット
良いことづくめに感じるExcelやAccessを用いた在庫管理なのですが、最大にして一番のデメリットが「規模やデータ量の制約」です。
ExcelやAccessにはデータ量や計算式の規模に制限があり、使用するパソコンのスペックがダイレクトに影響します。
大規模な在庫管理であったり、複雑な分析や計算式、セルの連動などがあると処理が追い付かないことが多々あります。
その為、少数かつ、シンプルな在庫管理でのみ用いるのが最適となっています。
その他には、複数ユーザーが一つのスプレッドシートを共有している場合、同時に編集できる人数に限りがあることがあります。
在庫管理システムを無料で使う方法
在庫管理システムを利用すれば、パソコンからだけでなくタブレットやスマートフォンからでも手軽に在庫管理の操作が可能となっています。
商品情報を登録するだけで、あとは在庫数・仕入れ価格・販売価格などの数値を入れていけば、連動して管理することが可能です。
また一部のシステムではバーコードスキャン機能も使用することが可能です。
手持ちのハンデイスキャナを用いて、素早く商品情報を登録していけるので業務を大幅に効率化出来るようになります。
ただし、在庫管理システムを無料プランで利用する場合には、データ容量や在庫品目の数にも制限が多くあり、大量の在庫管理や複数店舗の在庫管理を行う際には制約がある場合がほとんどです。
有料版または月額制のサブスクプランであれば、多くの機能を利用できるようになります。
在庫リスト
商品名・在庫数・仕入れ価格・販売価格といった情報を一元管理することが可能となり、在庫の状況をリアルタイムで把握することも可能となります。
入出庫管理
入庫時の在庫数の更新あるいは出庫時の在庫数の減算、といった処理を行うことが可能です。
検品
検品作業を行う際に必要となるチェックリストや、検品ステータスの管理機能があることで品質管理のプロセスを効率化することができます。
棚卸し
棚卸しのスケジュールを作成して実施することで、差異の検出、その後の調査や処理のサポートを効率化します。
セット品
セット品の在庫数を正確に把握できるうえに、セット品としての出荷が必要な場合には自動的に同梱出荷をしたりと作業を効率化します。
■まとめ
今回は無料で使える在庫管理システムの一つの形として、ExcelやAccessをご紹介いたしました。
多少の手間はあるとはいえ、パソコンに最初からインストールされているExcelであれば、限りなく低コストで在庫の管理を行うことも可能です。
ひとまず使用してみたい、という程度であればExcelで問題はないでしょう。
その上で、在庫管理システムを使用したいと考える場合は、有料の在庫管理システムを検討するといいでしょう。
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ぜひ、コウガシステムの在庫管理システムをご検討ください。
