在庫管理システム

在庫管理システムとは？導入前にチェックすべきことは？

ここまで見ていただいた方には、在庫管理システムの事がわかられてきてあるとは思いますが、念のためにおさらいです。
そしてこの在庫管理システムを導入する前には、機能面であったり、ほかにいくつかチェックしたほうが良いことがあります。

在庫管理システムは、在庫を適切に管理すしたり、業務を効率化するシステムで、在庫情報や入出庫情報などを更新したり利用するシステムの総称です。

在庫管理は、いわゆる表計算ソフトのエクセルやスプレッドシートでも行えますが、商品数が多くなると情報の更新を正確かつ適切に管理することが物理的に難しくなります。

また、在庫管理に失敗すると、在庫切れでの販売機会損失を生んだり、不要な過剰在庫などが発生しコストが増えてしまう事につながったりして経営にマイナスになったりします。

先程申し上げたように、在庫管理は会社の経営に影響を与えるとても重要な業務要素のひとつとなります。
その在庫管理から得られる情報を、適切なタイミングで、適切な情報を取得する事で、さまざまな商品販売に関する重要なツールと言えます。

在庫管理システムの主な機能

在庫管理システムの機能はその製品の設計や、目的によって変わりますが、基本の主要機能はある程度共通となる要素があります。

• 在庫管理一覧機能
• 入出庫管理機能
• 検品管理機能
• 返品管理機能
• セット品管理機能
• 在庫分析機能
• 棚卸機能
• データ抽出機能
• マスター管理機能

 

といった機能が、そういった共通的な要素です。

以下は、先程の機能一覧より定義や考え方意味などをよくあるパターンより紹介致します。
内容に関してはどれかの在庫管理システムを指すわけではありませんが、参考にはなりますので、ご覧ください。

在庫一覧機能

商品や資材などの種類別、または保管する場所別に現在の在庫数を管理する機能が在庫一覧機能です。
保管する場所別というのは、扱う商品のサイズや重さ、条件などで、別の倉庫などに保管せざるをえないといった時が、事業としてはありえます。距離があるという事や、保管の仕方によっては、在庫の有無を人力で確認しようとすると、膨大な時間と人的雇用費用などがかかったりします。
そういった要素を減らすという目的などでも、在庫管理システムを導入される一つだったりします。

また、事業区分として在庫をカテゴリとして指定した条件で分類したりできる事も多くの在庫管理システムで採用されていたりします。キーワードなどで特定の商品を検索することもよくある機能です。

■よくある在庫一覧機能の使用例：

製品番号などを元に出荷予定の製品の状況や、在庫の数を把握したり、特定の保管場所の在庫数をしたりなど。
同じ商品でも発送先や販売先の傾向などによっては、複数箇所に在庫しておいたほうが経営的な時間の短縮などになったりします。
こういった事が、在庫管理システムの最もオーソドックスな機能となります。

 

入出庫管理機能

言葉通りの管理機能です。
仕入れ入庫する商品、製品、資材と、販売、または別倉庫への出庫する商品、製品、資材などを更新して記録し、履歴を残したりなどの機能です。

■よくある入出庫管理機能の使用例

仕入れ時に入庫した商品をバーコードラベル、またはQRコードなどをによって、専用端末、またはスマホアプリなどで読み取り、在庫の動きを把握します。

急遽需要が発生した際に、求められる数量があるのか？、販売発送した際にいつ頃にお客様の求める場所へお届けできるのか？なども、入出庫管理の機能によって把握しやすくなります。結果的に在庫の管理・把握の精度向上が、売上げアップや、業務工程の短縮が期待でたりします。

 

検品管理機能

実際に仕入れ発注したデータと、入庫する商品、製品、品目・数量に間違いがないか確認する機能です。
できる限りミスが無いように、単純に数値化する読み取りの機能などと連動させたりシアス。

■よくある検品管理機能の使用例

よくあるのが、各製品に貼り付けたQRコードや、バーコードラベルを専用端末やスマホなどで読み取ることで瞬時に、仕入れた物との相違が無いかの照合を行います。
この検品管理機能があれば、在庫管理の商品違いなどのミスをいち早く確認できたりなど、商品の仕入れに関する効率化が期待できます。

 

返品管理機能

商品の販売をする以上、何かしらの理由で返品というのは発生します。
その時に、入出庫履歴のデータを修正することで、在庫数の内訳へ注釈を入れたりする事で商品の現状を数字だけではなく管理する事ができます。

例えば、返品自体が、未開封であれば、そのまま在庫へ復活という事でもよかったりしますが、開封後に商品の欠陥という事であれば、それは、商品在庫としてカウントするわけにはいきません。

とは言え、そういった事が多くあると、どういう理由で返品になり、どういう対処を今後しなければ行けないというのが変わります。

また、物によっては、保管しておく場所などにも困る場合もあります。
その時は、一時的に保管したが、時間が経てば立つほど、どういう経緯でそこに保管しているのかなどがわからなくなってしまう場合があります。

外見的に問題がない場合は、誤って商品の一つとして発送してしまう可能性もあります。

そういう時に、返品の管理が適切になされてあれば、その管理表などを見るだけで、いつ、どういう商品が、どういう意味で返品となり、その後の対処としても予定などもわかれば管理する意識をずっとし続ける必要がなくなります。

また、こういった返品処理というのは手作業でも行えたりしますが、どうしても管理に関する操作が複雑になりがちです。そういった事も、返品管理機能があれば、簡単に返品処理を管理することができます。

■よくある返品管理機能の使用例

返品が発生した際に、簡単な操作や情報入力をする事で該当する製品がどういう状態になっているのかなどを修正できたり、その変更がおきた履歴などを残せたりします。
時間が立った後などに、その理由やどうすべきなどの情報があれば、担当者が変わったりした時にどうすべきかなどもすぐにわかったりします。

 

セット品管理機能

製品をセット単位で管理できる機能です。
商品を売る際には、2個単位で売る場合もあります。
ですが、商品自体は1個単位でも売っていたりする。
という場合、1個商品が売れた状態で、2個単位で売れる在庫状況へも変更がかかる必要が出てきます。

そういった時にも、適切に分かりやすく画面上に表示がでたりなども、システムによっては合ったりします。

 

■よくあるセット品管理機能の使用例

あらかじめ製品を構成する部品などを登録しておくことで、現在の在庫でどれくらいの製品を作れるかがわかります。
卸売業などでは、セット商品に対応することもできます。

製作・出荷できる製品の数量のほか、製品に必要な部品の数などがわかるので便利です。

 

在庫分析機能

この在庫分析機能というのは、過去のデータを日付や、曜日、時間、商品単体、商品の区分などに分けて、どれくらい売れていて現在何個残っているのか？、またはどれくらい返品になっているのか？
といった様に、さまざまな分析を行える機能です。

■よくある在庫分析機能の使用例

よくあるパターンとしては、隠れた売れ筋の商品を見つけ出したり、高利益商品の販売状況などを調べたり、在庫分析機能によっては、特定の商品が売れた際に、同時に購入されている商品でどれが一番売れているのか？、または、同時に売れている商品で、高利益商品はどれなのか？

といった分析ができたりする機能があったりすることもあります。

商品をセットにすべきなのか？
セットにする場合に何個単位にすべきか？
また、過去の出荷数や現在の在庫数を見て、次回の仕入れ時期や仕入数を予測したりなどもこの機能を元に情報を得ることなども可能です。

 

棚卸機能

棚卸機能は、棚卸作業を効率化する機能です。
そもそも、在庫の管理として、棚卸しとして管理するかどうかなどのチェック区分さえしっかりしておけば、現状在庫管理ソフト上に登録してある商品は瞬時にでてきたりします。

とは言え、一つ一つ改めて読み取ったほうが、現状としては正確な情報がでたりしますので、専用のバーコードリーダーや、スマホなどで、収集した情報をシステムへ送信することで、個数と金額などを集計できたりする機能です。

 

■よくある棚卸機能の使用例

一般的には、製品や資材に取り付けたバーコードラベルまたはQRコード等を専用端末やスマホなどで読み込んで在庫データと実在庫数を照らし合わせて、情報に相違が無いか、あった場合に、どの商品の数量に違いがあるのか？といった情報を棚卸で得ることができます。

すでに入力されてある情報からの一斉棚卸情報確認できたりします。

 

データ抽出機能

データ抽出機能は、在庫管理システム内のデータの中から必要なものを抽出する機能です。

・データ抽出機能の使用例
抽出したデータをさまざまな用途で活用できます。在庫管理を見直したいときなどに便利な機能です。

 

マスター管理機能

マスター管理機能は、製品や資材、スタッフや顧客などのマスターデータを管理する機能です。
当日対応したのはどこに所属する誰か？、検品作業はどこに所属する誰がしたのか？

■よくあるマスター管理機能の使用例

例えば、営業部署との連携として言えば、商品の販売発送につながった、販売者は誰なのか？
こういった、管理側と販売側の情報の連携ができれば、
例えば、特定の商品の販売においては、一番実績が良い、または参考になる人材などの洗い出しも可能になります。
そういった際に、数字が目立つ商品は、営業部署でも管理はしているはずですが、売上の3位以下程度で地味に利益を支えている商品などが合った場合、該当販売者の営業方針や、営業スタンス、営業マニュアルなどを、他の社員へ、共有することで、販売ノウハウの横展開をする事で、一気に営業部署全体の売上の底上げに繋げるなども、経営戦略として考えることができます。

 

在庫管理システムの種類

在庫管理システムの機能と、あわせて押さえておきたいのが、種類です。
在庫管理システムには、大別すると下記の3種類が挙げられます。

• パッケージ型
• オンプレミス型
• クラウド型

 

機能を確認したうえで、目的に合わせて選ぶことが重要です。
それぞれの概要を解説していきます。

 

パッケージ型の在庫管理システム

ソフトウェアを購入して、とくていのパソコンににインストールして使用するタイプの在庫管理システムです。

■よくあるパッケージ型の在庫管理システムの特徴や注意点

パッケージとして作られているので、ある程度幅広い業態に対応できるようにされてあるのが特徴です。

ただし、導入に関して手間とコストを抑えるメリットがある反面、利用できるのはインストールしたPCだけだったり、複数人で複数PCで使用することは難しかったりします。また、情報の格納場所がインストールしたパソコンになる場合が多いため、スマホやタブレットから情報を得る事ができなかったりします。

物理的にスマホで、該当PCへアクセスする事でしか見れなかったりするわけです。

また、汎用的に作られてあるので特定の事業に特化させたり、欲しい機能が足りなかったりも発生しやすいです。

これらを鑑みるといわゆる、小規模的なビジネス向けになると言えます。

 

オンプレミス型の在庫管理システム

自社としてのサーバーにシステムを構築する在庫管理システムです。
契約企業別にサーバーを用意したりする場合が多いです。

■よくあるオンプレミス型の在庫管理システムの特徴や注意点

最大の特徴のひとつは、事業内容にあわせて、カスタマイズできる場合が多いという事です。
また、コストはかかりますが、ゼロから開発する場合、自社のビジネスに完全に最適化した在庫管理システムを構築が可能です。

ただし、先程申し上げたように、コストは高額になる事がほとんどです。
月額利用料なども高額になりやすいという事があるので、月間に数千万の売上があるような事業や会社が利用するようなタイプです。

 

クラウド型の在庫管理システム

ウェブ上にセキュリティを伴って構築されたシステムをPCやタブレット、スマホなどで利用する在庫管理システムです。

■よくあるクラウド型の在庫管理システムの特徴や注意点

コストと管理の手間を抑えられる点が魅力といえるでしょう。
丁度よい感じの在庫管理機能が得られやすいのが特徴です。

また、システムによっては月額数千円程度～数万円程度で利用できます。

ただし、オンプレミス型に比べると求めたいカスタム自由度はどうしても下がります。

また、インターネット回線や、サーバーに不具合が生じた際に使用できなくなるリスクもあります。
そのかわり、インターネット回線に接続さえできれば、どこに居ても基本的には閲覧したり情報の更新なども可能になります。

そのため、営業マンが現在の在庫状況を見る際に、在庫管理事務方のスタッフといちいち電話確認などをする必要がなくなります。

商談中に聞かれた商品の在庫などもその商談中に確認ができたりも可能です。

コウガシステムでは、このクラウド型の在庫管理システムを取り扱っています。