こんにちは。
皆さまは在庫管理システムを導入済みでしょうか？
または
「在庫管理システムの必要性を感じている」
「導入をしたいけど費用面が気になっている」
など様々なご事情や理由がある方や会社様もあるかと思います。
導入費用で二の足を踏んでいる場合、例えばExcelでも在庫管理システムを”自作して使用できる”ことはご存知でしょうか。
今回は、そんな在庫管理システムをExcelで自作する際の方法と、その際のメリット・デメリットについて解説していきたいと思います。
これからExcelで在庫管理システムを構築、使用していこうとお考えの方のお力になれれば幸いです。
■１.まずは基礎！在庫管理システムとは？
基本的な知識として「在庫管理システム」というものが果たす役割というものが何かはご存知でしょうか。
在庫管理システムを利用することによって、商品の入出庫から、倉庫や店舗における在庫の出入りを記録として残し、商品の残数を正確に把握、そして利益に結び付けることが出来る、といったメリットがあります。
自社や自身で商品を製造し販売する場合には、欠品や過剰在庫が発生してしまわないように、その時々で適切な在庫量で維持管理をする必要があります。
ですが、人が手作業で行う在庫管理では、記入ミスや記入漏れなどで在庫の数にズレが生じてしまい、結果として業務負担が増してしまう、といったデメリットがあります。
そこで在庫管理システムを導入することで、業務の自動化はもちろん、それによって作業ミスを軽減し、業務負担を軽減することで業務そのものの効率化を図ることが可能となります。
■２.Excel用の無料テンプレートを使用する
自身で在庫管理システムを構築する方法としては、Excelを活用した在庫を管理する表作成で対応する、といった方法もあります。
具体的な方法としては以下の通りです。
▶在庫管理システム用の無料テンプレートを使う
ExcelはMicrosoftの提供するアプリケーションの一つですが、長らく多くの人が日常的に様々な業務で使用しているツールです。
その為、簡易的な在庫管理システムであれば、比較的簡単に自作の在庫管理システムを構築することが可能です。
さらにExcelなら、ある程度無料でテンプレートなどを選んで使用することも可能です。
Excel用に提供されている在庫管理を行う為のテンプレートであれば、無料で提供されているものがインターネット上に様々な種類があります。
その中でも、業務や形態にあった使いやすそうなものを使用するのがよいでしょう。
また多少の手間はかかりますが、ダウンロードしたテンプレートを基本として、自社の業務に合った形にカスタマイズして使用することも可能です。
そうすることで導入コストを極限まで下げて、在庫管理システムを使用することが出来るようになります。
▶Excelの関数で構築する
テンプレートをダウンロードした場合も、一から在庫管理システムを構築する場合にも、Excelの関数を活用して自社業務に添った在庫管理を行えるように作り上げることが可能です。
在庫管理システムが持つ役割は、在庫量や金額を管理して計算することです。
その為、在庫管理の仕組みを作るだけであれば、比較的簡単な演算や集計関数を入れ込めれば十分であるかと思います。
ちなみにExcelで使用することになる関数は以下の通りです。
・演算関数(加減乗算)
・IF関数
・SUMIF関数
・VLOOKUP関数
▶▶演算関数(加減乗算)
在庫管理表に入力された各数値を元に計算処理を行う為に、多く使われるのが演算関数です。
実際に使用する例としては
・『入庫欄』へと入力された数値を、『在庫数』に加算。入庫後の在庫数を算出する。
・『出庫欄』に入力された数値を、『在庫数』から減算し、出庫後の在庫数を算出する。
・『在庫数量』を金額で確認する為に、商品原価と在庫数を乗算することで在庫の金額を算出する。
以上のことから、在庫管理を行うにあたり必要となるほとんどの計算は、簡単かつ基本的な演算関数で賄えるものとなっています。
▶▶IF関数
IF関数とは、条件を持った式を記述する関数です。
条件式を記述することで、指定した条件を満たした時と、満たしていない時で実行する処理を分けることが可能です。
実用例としては、まず安全在庫量となる基準値を設定しておきます。
その基準値に対して在庫数が下回った場合にのみ、警告メッセージを出すといったケースで活用可能です。
▶▶SUMIF関数
SUMIF関数を使用することで、指定した条件を満たした場合にのみ、選択した範囲内の数値を合計することが出来る関数です。
例えば、入庫と在庫の区分を設け、数量項目を同じ列に配置している場合は、SUMIF関数を使うことによって入庫数合計・出庫数合計をそれぞれで算出することが可能です。
▶▶VLOOKUP関数
このVLOOKUP関数は、指定した検索条件を、検索範囲の中から条件に該当するデータを抽出することが可能になる関数です。
商品検索画面を別のシートに用意して、画面で指定された商品コードをもとに在庫管理表から商品の情報を呼び出し、表示するといったことも可能になります。
これらのような関数を、必要箇所でそれぞれ効果的に使用することで、在庫管理システムという形を作り上げることも可能となります。
▶Excelのマクロを活用する
上記のような関数を活用することで在庫管理システムを構築することも出来ますが、関数のみではどうしても煩雑になってしまったり、実現が不可能な処理も存在します。
そんな時に関数と合わせて使用出来るのが、Excelのマクロであり、シンプルに在庫管理システムを構築することが可能になります。
関数は計算を行ってくれる非常に役に立つ機能である一方、Excelのシートに埋め込まれているので、関数が参照するセル(入力欄)が更新される度に再度計算が行われます。
その為、関数を使用した複雑な処理や計算式を大量に記述していると、Excelそのものが重くなってしまい、動きが悪くなってしまった、ということも珍しくはありません。
しかし、マクロの場合は呼び出す操作を行った時だけ処理を実行するので、Excelが重くなってしまい、なかなか作業が進まない、といったようなこともありません。
マクロというのは簡単な処理に限り、レコーダー機能を使うことで操作を記録。
複雑な処理をプログラミングすることも可能ではあるのですが、その際にはVBAというプログラミングを行う為の言語スキルが必要となる為、ハードルはぐんと上がってしまいます。
■３.在庫管理システムをExcelで自作するメリットとは？
Excelを使用した在庫管理システムであれば、いくつかのメリットを享受することが可能です。
▶圧倒的低コストで運用が出来る
基本的に企業で使用されているパソコンは、その大半がWindowsだと思います。
その為、業務でも日常的に使用するExcelであれば、新たにシステムを契約～導入する必要がないので初期の導入費用が発生することもありません。
またソフトのアップデートや、機能の追加に際してもExcelのみで完結させておけば別途費用が発生することはありません。
▶スタッフの教育や慣れの必要がない
日常的に使用するExcelであれば、まったくの新しいシステムを使用するわけではないことで、スタッフが一から操作に慣れる必要もなくなります。
基本的な操作方法もExcelであれば慣れ親しんだ方も多いものかと思います。
なので導入から操作まで、あまり時間をかけずに実運用までを行うことが可能です。
さらには実際に運用していく中での、仕様変更や改修を行う際にも徐々にアップデートを施していけるようになっています。
■４.ただし要注意！Excelで作った在庫管理システムには限界がある
上記で述べたように、Excelで構築した在庫管理システムには様々なメリットがあります。
が、あくまでExcelという計算ソフトを使用して、組み上げただけのシステムなので、運用を続けていうことでいずれは限界を迎えてしまいます。
その限界とはどのようなシーンで起こり得るのか、を解説いたします。
▶データの保存できる量には限界がある
在庫管理システムとしてExcelを使用して運用する場合、関係するデータは一元管理されていることが理想です。
しかし、Excelの場合は元々の仕様上、1つのシートに保存可能なデータ量の上限が予め決められています。
Excelでは1シートあたり、保存可能な行数が約100万行(Excelの2003以前のバージョンでは約6万5千行)となっています。
その為、保存可能な上限を超えてしまった際には、別のシートへと保存しなければいけなくなってしまいます。
そうなるとシートが2つ、3つ、と増えていくこととなり、データの一元管理が不可能となってしまいます。
また、シートが複数にまたがってしまうので、関数やマクロの調整が必要となり、調整でミスをしてしまうと全ての数値が上手く集計されない、といったことにもなりかねません。
その為、1シートに保存できるデータ量が、Excelでの在庫管理システム運用の限界と考えてもいいかと思います。
▶リアルタイム更新が行えない
Excelでは同じファイルを複数のユーザーが平行して、同時に更新作業を行うといったことが出来ません。
そのことから、リアルタイムでの在庫データ共有が行えず、作業の効率化という点ではあまり効果的ではありません。
Excelにはファイルの共有設定という機能もあるのですが、この機能を使用すると、他のExcel機能が制限されるものもあります。
構築した在庫管理システムが、全くの役立たずになってしまう可能性もあるので注意が必要です。
さらには複数人で同時に編集作業を行うと、編集箇所のバッティングや作業や内容の重複などで正しく反映されなかったり、最悪の場合ファイルが破損してしまう可能性もあります。
特に複数の拠点や店舗などで利用する場合は、そもそも同じファイルを同時に編集するといったことが難しいケースがほとんどです。
リアルタイム更新が出来ないことで、受注時に在庫の照会をして引き当てるといった、在庫管理システムを活用して行うメリットを受けられない可能性もあります。
▶データ量が増えると処理しきれなくなる
Excelはあくまで計算ソフトであり、在庫管理システムとして特化しているものではありません。
通常で使用する簡単な計算であれば、計算後の数値もすぐに算出してくれます。
しかしデータ量が増え、計算式も複雑になってくるとExcelで行う負荷が増してしまい動作が重く遅くなってしまいます。
さらに複数人での同時作業なども重なってしまうと、より処理を行うのに時間がかかり、結果として業務の効率化を図るのが難しくなってしまいます。
その為、Excelを在庫管理システムとして使用する場合には「データの量を多くしすぎない」「使用する関数は必要最小限で効率よく組み立てる」といった設計が必要となります。
快適に操作が出来ず、処理にも時間を取られてしまうと、せっかくの在庫管理システムだったのに業務の効率化に繋がらない、といったことにもなりかねません。
▶複雑化によるメンテナンス難
Excelで構築した在庫管理システムは、導入コストも低く、運用しながら必要に応じて機能の追加や、各種修正が気軽に行えることがメリットでもあります。
しかし、簡単に修正や追加が行えることで、気づけば複雑にデータや関数が絡み合ったシステムになってしまっていた、といったことも少なくはありません。
構築をする段階で、細かく仕様や設計を決めておき、それに沿って改修を行うのであればまだいいのですが、大抵の場合はその時々で必要になったものを、随時追加していく、というケースがほとんどです。
その為、初期段階で構築していたものと、徐々にずれが生じてしまい、処理が複雑に絡み合ったものが出来上がってしまいます。
また、途中途中で組み替えられたExcelの在庫管理システムは、後々他の担当者が使用する際に全く意図が見えず、何も手を付けられない＝改修が困難になる、といったことも多々あります。
▶ファイルが破損する可能性がある
Excelで在庫管理を行う場合、Excel内で管理するデータ量が増えた上に、同時に編集することも多くなってしまうと、ファイルの破損に繋がる可能性が高くなってしまいます。
個人のパソコンや、在庫管理システム用などの特定のパソコンに保存しているのであれば、破損リスクはある程度抑えられますが、ネットワーク上で複数人が利用したファイルであれば破損リスクは高まります。
Excelを用いて組み上げた在庫管理システムでは、1つのExcelファイル内に全ての機能やデータが保存されています。
一度ファイルが破損してしまうと、復旧も厳しく、業務にも大きな支障が出てしまうでしょう。
そういった理由から、個人などで使用する分には問題もありませんが、企業や店舗での利用には、しっかりとした在庫管理システムを使うことをおすすめいたします。
まとめ
今回はExcelを使った在庫管理システムの構築からメリットやデメリットにいたるまでをご紹介いたしました。
比較的安価で、扱いやすさもあるExcelの在庫管理システムですが、メリットが多くある半面、デメリットも多くあるのが実情です。
在庫管理システムを導入検討する際には、用途や詳細な業務フローを事前に洗い出しておくことをおすすめいたします。
弊社の提供する在庫管理システムが低価格でご提供。
お客様に合わせた、お客様の必要とする機能をはじめとして、専用のカスタムも行っております。
また、在庫管理システムを初めて使用するという方もご安心いただけるように、14日間のトライアル期間も設けさせていただいています。
どんなものか使ってみたい、または使ってみないと実用性を実感出来ない。
そんな方も安心してお試しいただけます。
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