在庫管理システムを自分で作るということは、コストの削減であったり業務の効率化へと繋げることが可能となります。
今回の記事では、Excelだけではなく、Microsoftの提供するAccessとプログラミングを使った在庫管理システムの作り方を詳しく解説していきたいと思います。
自社の業務や用途に合わせて、最適となるシステムの構築を目指しましょう。
そもそも在庫管理システムとは何なのか
在庫管理システムの概要
在庫管理システムはというのは、商品の在庫に関する情報を一元管理する為のシステムツールです。
適切となる在庫管理システムを利用することで在庫の過不足を防ぐことで、業務の効率を向上することが可能となります。
その為、在庫管理システムでは「商品情報」「入出庫情報」「発注情報」といった様々な情報を一元的に管理して、リアルタイムな在庫の状況を把握し、業務に活用出来るようにすることを目的としています。
また、在庫管理システムには、在庫が少なくなってきた際には、自動的に該当商品の発注を行う機能であったり、在庫の棚卸機能、そして在庫に対する分析機能といったものまで、様々な機能を有しています。
在庫管理システムの導入を検討する企業は、自社の規模と業種、そして取り扱う商品などに合わせて、適切に在庫管理システムを選択することとなります。
在庫管理システムのもつ重要性
在庫管理を徹底するということはビジネスを成功へ導くためには必要不可欠となっています。
適切な在庫管理を行うことで、商品の過不足を防ぎ、顧客満足度を高めることへと繋がります。
また、在庫管理システムを導入すれば、リアルタイムで在庫状況を把握することが出来るようになり、在庫の有無によって引き起こされる誤出荷や販売機会の損失を防ぐことも可能となります。
さらには在庫管理システムというのは、在庫の回転率であったり、在庫の保管コストを分析することにも役立ちます。
この在庫管理システムを導入するということは、企業が在庫管理にかける時間とコストを大きく削減し、より多くの資源を販売やマーケティングといった利益を大きく上げる為に重要となる業務へと投入することも可能となります。
Excelで在庫管理システムを作る方法とは
Excelを使った在庫管理方法とは
Excelを活用した方法というのは、比較的手軽に始められる在庫管理ツールの一つです。
インターネット上にあるフリーのテンプレートを使用したり、自身で関数やマクロを活用することで、効率的な在庫管理を実現することが可能となります。
Excelは、長らく表計算ソフトとして一般的にも広く普及しており、比較的誰でも簡単に操作をすることが可能です。
また、Excelには在庫管理に必要となる様々な機能が搭載されています。
例えば、SUM関数やAVERAGE関数を使うことで在庫数の集計を行い、平均値の算出といった作業が行えます。
さらには”条件付き書式設定”を使うことで、在庫数が一定以下になった場合には、該当するセルを赤色で表示するといった視覚的に分かりやすく在庫状況を把握することができる、というようなことも可能です。
必要項目を入力する
Excelを使った在庫管理システムとして活用する為には、在庫管理に必要な項目「商品名」「在庫数」「入出庫日」をExcelシートに入力することで、基本となるレイアウトを整えます。
そこに「商品情報」「入出庫情報」「発注情報」といった必要な項目をExcelシートに入力します。
データの入力ミスを防ぐ為に、項目ごとに適切な列を作成し、データの入力規則を設定します。
例としては、商品名を入力するセルに対しては「入力値が文字列であることを指定する入力規則」を設定しておけば、誤って数値が入力されることを防ぐことが可能となります。
関数を使用して構築する
Excelの関数「SUMIF」「VLOOKUP」「IF」といったものを活用し、在庫の自動計算や警告システムを設定することが可能です。
SUMIF関数を使うことで特定の条件に合致する在庫数を集計したり、VLOOKUP関数を使用することで、商品コードから商品名を取得することも可能となります。
また、IF関数を使えば、在庫数が一定数以下になった際には警告を表示するシステムを作成することも可能となるようになっています。
これらの関数を用いることで、アナログで行う手計算によるミスを減らし、そして効率的に在庫管理を行うことが可能となります。
Accessで在庫管理システムを作る方法とは
Accessで行う在庫管理
Accessはデータベース管理を行うにあたって最適とされているツールの一つです。
テーブル、クエリ、フォームを活用することで、複雑な在庫管理システムを構築することが可能となっています。
Accessとは、Microsoftが提供するデータベース管理システムとなっていて、Accessはテーブル、クエリ、フォーム、レポートといった機能を活用して、データベースを管理することが可能です。
特に中小企業であったり、個人事業主といった方においては、比較的安価に導入可能なデータベース管理システムとして多く利用されているものです。
使用しているユーザーが多くいる為、サポートであったり、困った際の情報の確認や解決方法などを見つけることも比較的容易となっています。
テーブルの設計を行う
在庫データを体系的に管理する為には、商品情報や入出庫情報といった各種データをテーブルに整理します。
それには「商品情報」「入出庫情報」「発注情報」といった在庫管理を行うにあたり必要なデータが含まれます。
テーブルの設計には、データの整合性や効率性を考慮する必要もあり、例えば、商品情報テーブルというものには「商品名」「商品コード」「仕入れ値」「販売価格」などの項目設定を行います。
そして入出庫情報テーブルには「商品コード」「入出庫日時」「入出庫数量」「担当者」といった項目を設定していきます。
クエリの作成を行う
クエリを利用することで、複数のテーブルから必要情報の抽出を行い、在庫状況をリアルタイムに把握できるように調整をします。
クエリを使って複数のテーブルから必要となる情報を抽出したり、それらを用いてデータの集計や分析を行うことが可能となります。
クエリの作成を行うことは、在庫状況をリアルタイムに把握して、必要となる情報を簡単に取得することが出来る、ということです。
例えば、「在庫数が100個以下の商品」を抽出するといったクエリを作成すれば、在庫切れの可能性が高くなっている商品をすぐに把握し、対策を打つことも可能となります。
フォームの作成を行う
在庫管理システムを扱うユーザーが使いやすいインターフェースを作成することで、データ入力や検索が簡単に行えるように設計することも可能です。
フォームを使って、データの入力や検索が簡単に行えるようになります。
フォームの設計には、在庫管理システムとして使うユーザーの使いやすさを考慮する必要性があります。
例えば、商品名であったり商品コードといったものを入力するだけで、該当する商品の在庫情報が表示されるようなフォームを作成すれば、誰であっても簡単に在庫状況を把握することが可能となります。
自作の在庫管理システムの導入と注意点とは？
導入目的を明確に
システム導入の目的を明確にすることで、具体的に解決を行いたい課題をリストアップします。
システム導入の目的を明確化することで、システムの設計や開発の方向性を定められるようになります。
そうして導入後の効果測定にも役立たせることも可能です。
例えば、目的として「在庫管理の効率化」「在庫切れの削減」「在庫コストの削減」といた目的を設定して、それらの目的を達成する為には、どのような機能が必要となってくるのかを検討します。
業務フローの可視化を行う
現行の業務フローを可視化することで、業務のどの部分をシステム化するのかを検討します。
業務フローを可視化することは、システム化の対象範囲を明確化することへと繋がります。
また、システム化を行うことによって、業務効率化がどのように改善されていくのかを把握することも可能となります。
例えば、商品の発注から入荷・在庫管理・出荷までの流れをフローチャートを用いて可視化し、それぞれの業務プロセスにおいての課題であったり、改善点などを洗い出します。
機能の明確化を行う
必要となる機能を洗い出し、優先度を設定してシステム化を進めます。
システムに実装する機能を明確化することで、システムの設計や開発を効率的かつ迅速に進めることが可能です。
また、機能の優先度を設定することで、開発リソースを効率的に配分することも可能となります。
例えば「在庫状況のリアルタイム表示」「自動発注機能」「売り上げ分析機能」といったような、機能をそれぞれ洗い出し、機能の重要度や緊急度に応じて開発の優先順位を決定していきます。
まとめ
在庫管理システムを自作することで、業務効率化やコスト削減に期待することが出来ます。
ExcelやAccessといった各方法を活用し、自社に最適な在庫管理システムの導入を検討出来ます。
在庫管理システムを自作するということは、自社のニーズに合わせたシステム構築が出来る、ということです。
また運用コストを抑えて、在庫管理システムを使うことも可能となります。
しかし、システム開発には一定以上の知識であったり、スキルも必要となります。
さらには自身で構築したものの場合、なにかしらのシステムトラブルであったり、拡張機能を必要とする場合、あるいは容量の問題などで後々様々なトラブルに繋がるケースもあります。
そういったことを防いで、更なる業務の効率化を行っていく方法として、コウガシステムではクラウド型の在庫管理システムをご提供しています。
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