企業が利益を上げる為には、消費者であるユーザーが必要とする商品を、必要な時に、必要なタイミングで、必要な分だけを適切に提供することが必須となります。
「今、顧客が必要としているのに在庫が足りない…」
といったことになると得られたはずの利益は得られず、機会損失へと繋がってしまいます。
そうならない為にも「在庫の適正な数を常に確保する為」にも必須となるのが「在庫管理システム」となります。
「在庫の適正な数」とはどの程度か？
と問われると業種や、その物によって違ってくるので、明確な答えというものはありません。
ですが、過不足のない在庫水準を保ち、欠品を起こすことのない状態というのは最低限維持すべきラインであると言えます。
その為に必要となるのが在庫管理表です。
在庫管理システムには在庫管理表も含まれており、適正な在庫を保つことを簡単にしてくれます。
在庫管理システムの代わりに紙を用いた在庫管理表を作っている会社もあると思いますが、取り扱いの数が増えれば増えるほど管理しきれなくなってしまいます。
その場合にExcelを使うことで、無料かつ、ある程度の数量までであれば対応することも可能となります。
今回の記事では、無料で使えるExcelを用いた在庫管理システムとして、在庫管理の方法や、表の作り方、そしてその際に役に立つ関数を解説いたします。
在庫管理をExcelで行うことで得られる3つのメリット
皆さんはもうすでにご存知かと思いますが、ExcelはMicrosoft社が開発を行い、販売までを手掛けている数値データを扱う為の「表計算ソフト」のことです。
入力された各項目と各数値のデータを元にして、計算と表の作成を行うことが出来ます。
Excelであればパソコンにすでにインストールされていることも多く、実際に業務で使用したことがある人も多くいるソフトウェアです。
比較的簡単に始められて、紙よりも管理がしやすく、圧倒的に低コストで導入が可能となっています。
簡単に始めることが出来る
まず一つ目の利点として挙げられるのが、比較的簡単に始められるという点です。
新規に導入を必要とする有料の在庫管理システムと比べて、業務で使用するWindowsのPCの多くにはすでにExcelがインストールされていることから、すぐに利用を開始することが可能です。
また、日本の多くの企業においては、業務の一環としてExcelを日常的に使用しているところも多く、会社員の多くはある程度Excelの使い方を理解したうえで、操作にも慣れている方がほとんどです。
紙と比較して管理が容易である
二つ目の利点は、紙の在庫管理表と比較して、在庫の管理が容易であるという点です。
紙ベースで管理を行う在庫管理表の場合、汚損や水損あるいは紛失などの可能性は常に付きまといます。
そういったリスクもなく、バックアップを取ることも可能な在庫管理システムとしてExcelは有用であると考えられます。
また、運用のルールも定めた上で、複数の人で管理を行う場合は、共有も容易であるといったことも利点の一つです。
有料の在庫管理システムと比べて低コスト
有料の在庫管理システムと比較して最も低コストであるというのが三つ目の利点です。
ExcelがPCに入っていればそのまま無料で使用出来ますし、もしインストールされてない場合でも比較的低価格で利用が可能です。
(※年間ライセンス契約と買い切りの2種類がある)
一般的な有料の在庫管理システムの場合は、システム利用料やシステム開発費といった大きな金額が必要になりますが、そういった費用も不要なので安価に済ませられます。
このように、Excelを活用した在庫管理システムを使うことで得られる、3つのメリットをご紹介いたしました。
まだ本格的な在庫管理を行っていない、あるいは紙を使った在庫管理方法を取っている企業のご担当者様は、この機会にExcelによる在庫管理を検討してみてはいかがでしょうか。
ただし、Excelを使用した在庫管理から、月額利用料を支払いつつ利用する在庫管理システムへの移行は難しい場合もあります。
その為、最初から安価な在庫管理システムを利用するのも一つの手です。
Excel在庫管理表の実践で役に立つ関数一覧
現在のExcelには400以上の関数が存在しています。
それらは用途に合わせて様々に使い分けることが可能となっています。
関数は一度設定しておくことで、以降は自動計算を行ってくれるため、在庫管理表などの表作成の際にも便利な機能であると言えます。
しかし、豊富な種類のある関数の中から、実務に合わせたものを選ぼうとするとどれをどう使えばいいのか分からなくなります。
関数の種類や内容等を事前に把握し、理解をしておく必要性があります。
さらに今回は在庫管理に必要となる表作成を検討している方へと向けた、在庫管理表を作成する上で使用することの多いExcelの関数、さらに注意点をご紹介いたします。
Excelを使った在庫管理表の作成時に使用する関数
在庫管理表を作成する際には、Excelの関数も合わせて使用することで、表作成が便利かつ効率的になります。
そういったExcelの関数をそれぞれ紹介いたします。
在庫管理システムで使えるVLOOKUP関数
VLOOKUP関数とは、検索条件に一致したデータを抽出する為のものとなっています。
この関数を活用することで入力ミスを減らすことができ、作業効率を上げることが可能です。
使用例として在庫管理表・一覧表・データ入力・集計表作成時などが挙げられます。
在庫管理システムで使えるIF関数
IF関数というのは、設定した条件により処理を変える為の関数です。
例えば、価格が10,000円以上の商品に対して「高額商品」といったように表示をする、といった条件設定を行えば、その金額よりも低い商品の欄には「低価格商品」と表示をさせることも可能です。
こういった形で、IF関数を使いこなせるようにすることで、Excelで操作できる幅も広がります。
在庫管理システムで使えるSUMIF関数・SUMIFS関数
SUMIF関数とSUMIFS関数は足し算の機能を持ったSUM関数の発展形の関数です。
条件に合ったものだけを合計することが出来るようになっています。
計算したいものを関数内で指定し、必要な計算だけに絞って行えるため非常に効率的です。
在庫管理システムで使えるROUND関数
表計算を作成する際には、計算結果で少数が出た時に整数になってると計算が簡単になります。
ROUND関数を用いることで、数値を四捨五入し、指定された桁数に変更します。
在庫管理システムで使えるMOD関数
MOD関数は、割り算の余りを計算することの出来る関数です。
例えば「0が付く日キャンペーン」「毎月ゾロ目の日は15%オフ」等、複数のセール日であったり、キャンペーンの開催日に合わせたMOD関数を設定しておくことで、自動的にキャンペーン日を割り出してくれるので、管理が容易かつ正確になります。
在庫管理システムで使えるMID関数
MID関数は、指定の文字列の任意の位置から、設定した文字数を抜き出すことのできる関数です。
MID関数を活用できるシーンとしては、部品番号・商品コードといった一部を抽出し、分析する際などに多く用いられます。
MID関数に近いものとして、LEFT関数やRIGHT関数といったものもあります。
(LEFT関数は文字列の先頭から指定した文字を、RIGHT関数は文字列の最後から指定した文字を抽出します)
在庫管理システムで使えるPRODUCT関数
PRODUCT関数は、複数の数値をまとめて掛け合わせることが可能です。
在庫管理で使用する場合は [単価×卸率×数量] または [定価×卸率×数量]など、複数の計算を合わせて行う場合にとても便利な関数です。
Excelの在庫管理表作成後に運用する際の注意点
Excelで在庫管理表を作ったとして、では実際に運用する際に注意すべき点とはどういったものがあるのでしょうか。
まず「運用ルール」を定め、定期的に「バックアップ」を取り、「クラウド上のExcel」を利用する。
この3点さえ抑えておけば、おおよそ運用に問題はありません。
運用ルールを定める
運用を始める際には、Excelの在庫管理表の運用ルールを定めることが大切です。
これは、複数人で一つの在庫管理表を扱うことになるので、混乱を招かない為にも、トラブルを未然に防ぐ為にも必須です。
誰が在庫管理表へとアクセス可能となっていて、誰がデータの入力を出来るのか、というルールだけではなく、表記の方法・データ入力時間・日時といった細かい点までをルール化し、担当者間でしっかり共有しておく必要があります。
可能であればマニュアルも準備しておくとより良いでしょう。
もしも、こういったルールを定めずに運用を行った場合、誤った表記でデータ入力をする、データの入力そのものを忘れてしまう、など様々なリスクが生じます。
定期的なバックアップを取る
Excelを用いた在庫管理表を会社のパソコン内であったり、サーバー内で管理を行う場合、最も重要となるのがバックアップです。
バックアップを取ることなく使用し続けた場合、もしもその該当Excelファイルを擁するPCが故障してしまうと、蓄積したデータを持ったExcelファイルも同時に使用出来なくなってしまいます。
その為、外付けのHDDなどに保存し、定期的にバックアップも準備することで、万が一PCに不具合が生じてしまったとしても、対処出来るようにすることが大切です。
出来る限りクラウドのExcelを利用する
中でもオススメしたいのはクラウド版のExcelです。
現在(2025年2月時点)では、クラウド版のExcelとして「microsoft・Excelオンライン」というものを無料で提供しています。
Excelオンラインでは、デスクトップ版のExcelにある機能のほぼ全てをそのまま利用出来ます。
インターネット接続が必須とはなりますが、逆に言えばインターネットにさえ接続していれば、どこからでも操作・確認が可能となっています。
また、オンライン上に自動保存となり、データが破損することもないので、安心してご利用いただけます。
Excelを在庫管理システムとして使用する際の注意点
Excelは非常に便利かつ安価な表計算ソフトではありますが、あくまで表計算ソフトでしかないので「在庫管理システム」として利用をするには少々心元ないのも事実です。
というのも、点数も少なく、比較的簡単な在庫管理であれば問題もないのですが、長期に渡ってデータが蓄積されたものや、取り扱い点数が増え、計算式も増えてしまうと、処理が追い付かず重くなってしまいます。
一つ一つの処理に時間がかかってしまうので、効率も悪くなり、思うだけの効果が得られない可能性もあります。
そういったデメリットも理解した上で、Excelを使用することをおすすめいたします。
■まとめ
今回は在庫管理の際に比較的安価かつ、効果的に使用出来るExcelをご紹介いたしました。
大きなメリットがある反面、どうしても補えないデメリットも存在します。
動作が重くなったり、長期的な利用を目的としている場合には、有料の在庫管理システムを検討することもおすすめいたします。
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ぜひ、コウガシステムの在庫管理システムをご検討ください。
