在庫管理システム

在庫管理システムとは？

在庫管理システム (Stock Management System) は、企業の製品や貨物などの在庫数を管理するためのソフトウェアのことです。このシステムは、製品の入出荷や数量の追跡、在庫レベルの管理、在庫の最適化などの機能を提供します。これにより、企業は効率的かつ正確な在庫管理を実現することができます。

在庫管理システムの主な機能

• 在庫管理システムの主な機能として、以下のものがあります。
• 在庫数の追跡：製品や貨物の入出荷情報を記録して、在庫数をリアルタイムに把握することができます。
• 在庫レベルの管理：システムは在庫数に基づいて、製品の補充や減らしを自動的に判断します。
• 在庫の最適化：システムは在庫数と需要予測を考慮して、在庫レベルを最適化することができます。
• 報告と分析：システムは在庫状況や需要予測などのデータを報告形式で提供します。これにより、企業はビジネス状況を分析し、改善すべき点を見つけることができます。
• 在庫移動管理：製品や貨物が異なる施設間を移動する場合、システムはその移動情報を記録して管理することができます。

これらは在庫管理システムの主な機能ですが、各システムによっては追加の機能も提供されていることがあります。 あとは、管理するべき物やどういう目的で管理するか？などの役割が変わるので、自社の課題や問題解決をする目的を達成するシステムを選択する必要があります。 となると、基本的にはパッケージされたシステムで完全に合致するシステムというのはほとんどなく、何かしらカスタムしたりする要素などが必要となる場合が多いです。 だからこそ、在庫管理システムを選ぶ際には、必要な事は何なのか？の問題や課題点をはっきり表題化し、そのために、利用する側の利用シーンなどを加味した上で、独自の在庫管理システムを導入するのが、もっとも業種や事業にマッチしたシステムとなります。

在庫管理システムの導入メリット

在庫管理システムは、入出荷による在庫の課題、倉庫内の業務における課題を解決できるソリューションです。主な導入メリットは次の3つです。

1.無駄な過剰在庫の削減による経費削減

店舗や倉庫の在庫を適切に認識できていれば、無駄な在庫や過剰在庫による不要な費用負担を減らして、在庫の数を適切な数量に抑えられます。また金額だけではなく、在庫を保存補完しておく面積や空間を減らすことができるので、必要とする倉庫そのものの数や、それに掛かる賃貸費用なども減らす事が可能になります。

2.欠品時の注文機会損失を減らす

適切に在庫の状態を把握できていないと、売りたい時に物が無いという事が起きやすくなります。 また、通販などの場合は、売れた可能性がある時に売れないというのは、時間だけが浪費してしまうという事に繋がります。その時間は経費だけが掛かる時間となるため、事業経営にも悪影響をもたらしてしまいます。 さらに言えば、買おうと思ってくれるユーザーの意識も遮るため、ショップやお店のイメージも悪化してしまいます。欠品時の注文機会損失はそれくらい事業経営にとって重要なポイントとなりますので、そのマイナス面を消す、減らすためにも、在庫管理システムを導入する事がどれだけ重要なのかがわかると思います。 また、いつ、どういう時になんの商品が何個売れたのか？という事も在庫管理システムによっては付帯させた解析機能をつけることができれば、在庫を管理しながら販売管理も行うことができるという事になります。 得られるデータは、次に売るためにや、次に仕入れるために、という事にも活かせるので注文機会損失を減らす事は、2次的、副次的にも良い効果へつなげることができます。

3.棚卸作業の負担軽減

在庫の管理ができるということは、一定期間毎に行う、本当の現在の在庫の数量を把握することができます。 棚卸し作業は、膨大な作業を複数の人間の作業によって一つ一つ行ってきたりが従来は多かったのですが、それは販売したり返品が発生したり、メーカーへの商品の交換であったりというイレギュラーな対応の時に、しっかりとした情報を残せないことによって起こります。 また、作業を複数人間によって行うということはその分だけ人的リソースの確保から、そのために必要な費用も掛かるわけです。 同じ経費をかけるのであれば、他の分野や、人を育てることなどに費用を割くことができれば、人材の育成などにもプラスになります。 そういう意味でも棚卸し作業の負担軽減というのも在庫管理システムにとってとても重要な要素の一つなのです。

在庫管理システムのタイプ

在庫管理システムは、大きく4つのタイプに分類できます。タイプごとの在庫管理システムをご紹介します。

（1）網羅的な機能を持つ倉庫管理システムタイプ

対応業務が幅広い、製造業、物流会社といった事業に適したタイプが複数倉庫への網羅的な機能をもつタイプの在庫管理システムです。 主軸としては倉庫内の在庫について管理する事となります。 ECショッピングサイトや様々な通販にも対応可能なシステムも多くあります。

（2）ネット通販ECサイトや通販向けに適した在庫管理システム

ネット通販ECサイトのカートにリアルタイムで連動して在庫の状況を表示するタイプです。 在庫状況が自動でECサイトに更新・反映されるので、回転が速い商品を扱う場合や扱う商品数が膨大な場合に便利です。

（3）自社使用の備品管理にも対応できる在庫管理システム

販売物としての商品在庫だけじゃなく、自社事業内で使用する備品や消耗品の在庫の管理や場合によっては、棚卸作業も使用可能タイプ。 通常は販売いている商品や製造物などの在庫管理を主に使用するのですが、医療品、医療機器や化学物質、消耗剤や、試薬といった社内用の備品をも一緒に厳重に管理するという事も、備品管理に対応できる在庫管理システムの特徴です。 当然社内でシステム化することで管理するので、医薬品などセキュリティ的な要素が大事な物も厳重に管理も可能です。

（4）中小小規模向けの在庫管理システム

単純に入出庫管理や在庫照会など最低限必要な機能だけをコストを下げた状態で利用する場合に向いているシステムです。 売れた分減る、仕入れた分増える、返品の際の在庫回復といった単純な作業におすすめなシステムです。

在庫管理システムを比較する際のポイント

在庫管理システムを導入しようと考えられてある事業主様、事業管理者様にお伝えしたい比較したい3つのポイントについて解説致します。 このポイントなどを踏まえて、あなたの事業、あなたが担当している在庫管理について最適なシステムを導入される際の情報としてご覧ください。

1. 事業内容や業務フローに合うタイプかどうか？

在庫管理する対象の商品はどういった物で、どういう特徴があるのか？ 日付の管理が必要なのか？そうではないのか？サイズは？包装はどうなっているか？物は積み上げるタイプか、フックで掛けるタイプか？や管理すべき範囲は倉庫内なのか、店舗内なのかなど、在庫管理システムを導入させる状況や範囲を見定めておくことが必須となります。 例えば倉庫管理をメインにするという想定の場合、倉庫の入荷からの流れや、在庫の保管の仕方・保管の場所、商品の検品方法の流れや出荷というような、在庫がどういう経緯で業務が行われているのかを、小さく細かく区切り、その区切り毎にどのように管理できるのかチェックしておきましょう。 自社の管理業務の流れと相性のいいシステムを選ぶ、または作ってもらうことができれば、業務効率化は格段にあがり、それは無駄に発生していた時間や人的リソースや費用などを減らす事に繋がります。

2. 管理方法の視点：自社商材に適した状況をシステム化できるか？

例えば、在庫が倉庫や店舗に点在していたりすると、同じ商品でも、どこから発送したほうが良いという事などが発生したりします。 倉庫の場所によっては早く届けれたり、仕入元と倉庫の距離などによってはどこの倉庫へどれだけの商品を保管しておけば効率が良いのか？という事も見えてきます。 できる限り、不要な作業や距離の移動という事を発生させない、または発生させたとしても少ない量に抑える事を目指す必要があります。 管理方法や管理の倉庫の状況などは企業や事業によって異なります。 なので、自社の商品別の販売量販売頻度なども考えた上で、状況に適したシステムを選ぶ、または、独自に開発してもらう様にしましょう。 在庫のロット管理だったりシリアル番号管理で必要な先入れ先出しの概念を複数倉庫で、決められたアルゴリズムで自動で情報を表示してくれたりすれば、そのアルゴリズムい従いすれば、人的に教育にかかる時間も費用も抑えてくれる事になります。食品については、賞味期限が近い食品から優先して出荷したり期限が迫った廃棄に近い商品からなるべく出荷するという有効期限管理ができるシステムも扱う商品によってはとても重要な事となります。 食べ物や飲み物といったり、体内へ入れるような医薬品などは特に厳重な使用期限への管理というものも大事になってくるというわけです。

3. 対応できる検品方法

多くの場合、ハンディターミナルやスマホなどの端末で、商品に貼付したバーコードやQRコードを読み取ることで在庫を管理します。バーコード情報を読み取ってリアルタイムで在庫情報を取得・更新できるのは、管理業務を効率化するうえで大きなメリットです。 また、バーコードが商品ごとについていない、1アイテムの入荷数量が多いといった場合には手入力にも対応しているなど、複数の検品方式に対応していると便利です。

在庫管理システムを導入予定の事業者様へ

在庫管理とは上記のような様々な状況や背景によって適切なものを導入しないと、安かったが結局は使えなかったという事になりかねません。 そういった意味も考えると、事業者様別にカスタムできたり、要望を叶えることができる在庫管理システムが一番効果的だったりします。 ほとんどのシステムで、そのまま導入だけで終わるという事はほぼありません。 それは、事業経営における細部は、同じ業者であっても細かく違いがあり、そこには事業経営者の資金力であったり、事業テーマだったり、どの地域なのか？という事なども大きく関わってきます。 その背景にあるのは、コストを抑えるために手間がかかることなどを取り入れるしか無かったという事などが往々にしてあるからです。 倉庫の場所などについては、顕著にその影響を受けている概念であるのは間違いありません。 好き好んで本社や発送場所から遠いところに倉庫を設置したい経営者は居ません。 敷金や賃貸費用、経費などを抑えるために、妥協する面もすくなからずあるからです。 そういった要素が事業においては絶対と言っていいほど直面してくるわけですから、それを人海戦術だけで対応しようとしても、その歪が、スタッフ教育や接客、営業力を育てることがなかなかできないといった事にも繋がる可能性が出てきます。 なんのために倉庫を借りて規模を大きくしたのか？ それは、売上や利益を高めるために数字の規模感を大きくするために在庫を増やし、そのために倉庫を増やすという事になるのに、在庫の管理が滞ったり、在庫を把握することに人的リソースが使われたりして、肝心な販売力や、分析などがおそろかになってしまいます。 だからこそ、在庫管理システムがその歪を抑制する事に大きな効果をもたらすというわけです。 妥協せざるをえない事も多い中での事業展開において、在庫管理システムにおいては妥協をできる限りしないようにしながら求めていた事業経営に繋がる為にも、カスタマイズ性の高い当社が提供するご依頼者向けの在庫管理システムの導入をご検討ください。 2023-05-20

在庫管理システムとは？導入前にチェックすべきことは？

ここまで見ていただいた方には、在庫管理システムの事がわかられてきてあるとは思いますが、念のためにおさらいです。 そしてこの在庫管理システムを導入する前には、機能面であったり、ほかにいくつかチェックしたほうが良いことがあります。 在庫管理システムは、在庫を適切に管理すしたり、業務を効率化するシステムで、在庫情報や入出庫情報などを更新したり利用するシステムの総称です。 在庫管理は、いわゆる表計算ソフトのエクセルやスプレッドシートでも行えますが、商品数が多くなると情報の更新を正確かつ適切に管理することが物理的に難しくなります。 また、在庫管理に失敗すると、在庫切れでの販売機会損失を生んだり、不要な過剰在庫などが発生しコストが増えてしまう事につながったりして経営にマイナスになったりします。 先程申し上げたように、在庫管理は会社の経営に影響を与えるとても重要な業務要素のひとつとなります。 その在庫管理から得られる情報を、適切なタイミングで、適切な情報を取得する事で、さまざまな商品販売に関する重要なツールと言えます。

在庫管理システムの主な機能

在庫管理システムの機能はその製品の設計や、目的によって変わりますが、基本の主要機能はある程度共通となる要素があります。

• 在庫管理一覧機能
• 入出庫管理機能
• 検品管理機能
• 返品管理機能
• セット品管理機能
• 在庫分析機能
• 棚卸機能
• データ抽出機能
• マスター管理機能

  といった機能が、そういった共通的な要素です。 以下は、先程の機能一覧より定義や考え方意味などをよくあるパターンより紹介致します。 内容に関してはどれかの在庫管理システムを指すわけではありませんが、参考にはなりますので、ご覧ください。

在庫一覧機能

商品や資材などの種類別、または保管する場所別に現在の在庫数を管理する機能が在庫一覧機能です。 保管する場所別というのは、扱う商品のサイズや重さ、条件などで、別の倉庫などに保管せざるをえないといった時が、事業としてはありえます。距離があるという事や、保管の仕方によっては、在庫の有無を人力で確認しようとすると、膨大な時間と人的雇用費用などがかかったりします。 そういった要素を減らすという目的などでも、在庫管理システムを導入される一つだったりします。 また、事業区分として在庫をカテゴリとして指定した条件で分類したりできる事も多くの在庫管理システムで採用されていたりします。キーワードなどで特定の商品を検索することもよくある機能です。 ■よくある在庫一覧機能の使用例： 製品番号などを元に出荷予定の製品の状況や、在庫の数を把握したり、特定の保管場所の在庫数をしたりなど。 同じ商品でも発送先や販売先の傾向などによっては、複数箇所に在庫しておいたほうが経営的な時間の短縮などになったりします。 こういった事が、在庫管理システムの最もオーソドックスな機能となります。  

入出庫管理機能

言葉通りの管理機能です。 仕入れ入庫する商品、製品、資材と、販売、または別倉庫への出庫する商品、製品、資材などを更新して記録し、履歴を残したりなどの機能です。 ■よくある入出庫管理機能の使用例 仕入れ時に入庫した商品をバーコードラベル、またはQRコードなどをによって、専用端末、またはスマホアプリなどで読み取り、在庫の動きを把握します。 急遽需要が発生した際に、求められる数量があるのか？、販売発送した際にいつ頃にお客様の求める場所へお届けできるのか？なども、入出庫管理の機能によって把握しやすくなります。結果的に在庫の管理・把握の精度向上が、売上げアップや、業務工程の短縮が期待でたりします。  

検品管理機能

実際に仕入れ発注したデータと、入庫する商品、製品、品目・数量に間違いがないか確認する機能です。 できる限りミスが無いように、単純に数値化する読み取りの機能などと連動させたりシアス。 ■よくある検品管理機能の使用例 よくあるのが、各製品に貼り付けたQRコードや、バーコードラベルを専用端末やスマホなどで読み取ることで瞬時に、仕入れた物との相違が無いかの照合を行います。 この検品管理機能があれば、在庫管理の商品違いなどのミスをいち早く確認できたりなど、商品の仕入れに関する効率化が期待できます。  

返品管理機能

商品の販売をする以上、何かしらの理由で返品というのは発生します。 その時に、入出庫履歴のデータを修正することで、在庫数の内訳へ注釈を入れたりする事で商品の現状を数字だけではなく管理する事ができます。 例えば、返品自体が、未開封であれば、そのまま在庫へ復活という事でもよかったりしますが、開封後に商品の欠陥という事であれば、それは、商品在庫としてカウントするわけにはいきません。 とは言え、そういった事が多くあると、どういう理由で返品になり、どういう対処を今後しなければ行けないというのが変わります。 また、物によっては、保管しておく場所などにも困る場合もあります。 その時は、一時的に保管したが、時間が経てば立つほど、どういう経緯でそこに保管しているのかなどがわからなくなってしまう場合があります。 外見的に問題がない場合は、誤って商品の一つとして発送してしまう可能性もあります。 そういう時に、返品の管理が適切になされてあれば、その管理表などを見るだけで、いつ、どういう商品が、どういう意味で返品となり、その後の対処としても予定などもわかれば管理する意識をずっとし続ける必要がなくなります。 また、こういった返品処理というのは手作業でも行えたりしますが、どうしても管理に関する操作が複雑になりがちです。そういった事も、返品管理機能があれば、簡単に返品処理を管理することができます。 ■よくある返品管理機能の使用例 返品が発生した際に、簡単な操作や情報入力をする事で該当する製品がどういう状態になっているのかなどを修正できたり、その変更がおきた履歴などを残せたりします。 時間が立った後などに、その理由やどうすべきなどの情報があれば、担当者が変わったりした時にどうすべきかなどもすぐにわかったりします。  

セット品管理機能

製品をセット単位で管理できる機能です。 商品を売る際には、2個単位で売る場合もあります。 ですが、商品自体は1個単位でも売っていたりする。 という場合、1個商品が売れた状態で、2個単位で売れる在庫状況へも変更がかかる必要が出てきます。 そういった時にも、適切に分かりやすく画面上に表示がでたりなども、システムによっては合ったりします。   ■よくあるセット品管理機能の使用例 あらかじめ製品を構成する部品などを登録しておくことで、現在の在庫でどれくらいの製品を作れるかがわかります。 卸売業などでは、セット商品に対応することもできます。 製作・出荷できる製品の数量のほか、製品に必要な部品の数などがわかるので便利です。  

在庫分析機能

この在庫分析機能というのは、過去のデータを日付や、曜日、時間、商品単体、商品の区分などに分けて、どれくらい売れていて現在何個残っているのか？、またはどれくらい返品になっているのか？ といった様に、さまざまな分析を行える機能です。 ■よくある在庫分析機能の使用例 よくあるパターンとしては、隠れた売れ筋の商品を見つけ出したり、高利益商品の販売状況などを調べたり、在庫分析機能によっては、特定の商品が売れた際に、同時に購入されている商品でどれが一番売れているのか？、または、同時に売れている商品で、高利益商品はどれなのか？ といった分析ができたりする機能があったりすることもあります。 商品をセットにすべきなのか？ セットにする場合に何個単位にすべきか？ また、過去の出荷数や現在の在庫数を見て、次回の仕入れ時期や仕入数を予測したりなどもこの機能を元に情報を得ることなども可能です。  

棚卸機能

棚卸機能は、棚卸作業を効率化する機能です。 そもそも、在庫の管理として、棚卸しとして管理するかどうかなどのチェック区分さえしっかりしておけば、現状在庫管理ソフト上に登録してある商品は瞬時にでてきたりします。 とは言え、一つ一つ改めて読み取ったほうが、現状としては正確な情報がでたりしますので、専用のバーコードリーダーや、スマホなどで、収集した情報をシステムへ送信することで、個数と金額などを集計できたりする機能です。   ■よくある棚卸機能の使用例 一般的には、製品や資材に取り付けたバーコードラベルまたはQRコード等を専用端末やスマホなどで読み込んで在庫データと実在庫数を照らし合わせて、情報に相違が無いか、あった場合に、どの商品の数量に違いがあるのか？といった情報を棚卸で得ることができます。 すでに入力されてある情報からの一斉棚卸情報確認できたりします。  

データ抽出機能

データ抽出機能は、在庫管理システム内のデータの中から必要なものを抽出する機能です。 ・データ抽出機能の使用例 抽出したデータをさまざまな用途で活用できます。在庫管理を見直したいときなどに便利な機能です。  

マスター管理機能

マスター管理機能は、製品や資材、スタッフや顧客などのマスターデータを管理する機能です。 当日対応したのはどこに所属する誰か？、検品作業はどこに所属する誰がしたのか？ ■よくあるマスター管理機能の使用例 例えば、営業部署との連携として言えば、商品の販売発送につながった、販売者は誰なのか？ こういった、管理側と販売側の情報の連携ができれば、 例えば、特定の商品の販売においては、一番実績が良い、または参考になる人材などの洗い出しも可能になります。 そういった際に、数字が目立つ商品は、営業部署でも管理はしているはずですが、売上の3位以下程度で地味に利益を支えている商品などが合った場合、該当販売者の営業方針や、営業スタンス、営業マニュアルなどを、他の社員へ、共有することで、販売ノウハウの横展開をする事で、一気に営業部署全体の売上の底上げに繋げるなども、経営戦略として考えることができます。  

在庫管理システムの種類

在庫管理システムの機能と、あわせて押さえておきたいのが、種類です。 在庫管理システムには、大別すると下記の3種類が挙げられます。

• パッケージ型
• オンプレミス型
• クラウド型

  機能を確認したうえで、目的に合わせて選ぶことが重要です。 それぞれの概要を解説していきます。  

パッケージ型の在庫管理システム

ソフトウェアを購入して、とくていのパソコンににインストールして使用するタイプの在庫管理システムです。 ■よくあるパッケージ型の在庫管理システムの特徴や注意点 パッケージとして作られているので、ある程度幅広い業態に対応できるようにされてあるのが特徴です。 ただし、導入に関して手間とコストを抑えるメリットがある反面、利用できるのはインストールしたPCだけだったり、複数人で複数PCで使用することは難しかったりします。また、情報の格納場所がインストールしたパソコンになる場合が多いため、スマホやタブレットから情報を得る事ができなかったりします。 物理的にスマホで、該当PCへアクセスする事でしか見れなかったりするわけです。 また、汎用的に作られてあるので特定の事業に特化させたり、欲しい機能が足りなかったりも発生しやすいです。 これらを鑑みるといわゆる、小規模的なビジネス向けになると言えます。  

オンプレミス型の在庫管理システム

自社としてのサーバーにシステムを構築する在庫管理システムです。 契約企業別にサーバーを用意したりする場合が多いです。 ■よくあるオンプレミス型の在庫管理システムの特徴や注意点 最大の特徴のひとつは、事業内容にあわせて、カスタマイズできる場合が多いという事です。 また、コストはかかりますが、ゼロから開発する場合、自社のビジネスに完全に最適化した在庫管理システムを構築が可能です。 ただし、先程申し上げたように、コストは高額になる事がほとんどです。 月額利用料なども高額になりやすいという事があるので、月間に数千万の売上があるような事業や会社が利用するようなタイプです。  

クラウド型の在庫管理システム

ウェブ上にセキュリティを伴って構築されたシステムをPCやタブレット、スマホなどで利用する在庫管理システムです。 ■よくあるクラウド型の在庫管理システムの特徴や注意点 コストと管理の手間を抑えられる点が魅力といえるでしょう。 丁度よい感じの在庫管理機能が得られやすいのが特徴です。 また、システムによっては月額数千円程度～数万円程度で利用できます。 ただし、オンプレミス型に比べると求めたいカスタム自由度はどうしても下がります。 また、インターネット回線や、サーバーに不具合が生じた際に使用できなくなるリスクもあります。 そのかわり、インターネット回線に接続さえできれば、どこに居ても基本的には閲覧したり情報の更新なども可能になります。 そのため、営業マンが現在の在庫状況を見る際に、在庫管理事務方のスタッフといちいち電話確認などをする必要がなくなります。 商談中に聞かれた商品の在庫などもその商談中に確認ができたりも可能です。 コウガシステムでは、このクラウド型の在庫管理システムを取り扱っています。   2023-05-20

補足: スプレッドシートや、エクセルなどでは、業務上対応が出来ない管理などは多数あると思います。 備品 在庫管理システムや、在庫管理システムのソフトだったり、発注用の在庫管理システム、店舗の在庫管理システム、在庫管理の企業例、資材の在庫管理、在庫管理システムの費用、小規模の在庫管理ソフトなどを探してある事業者の方に向けの情報と、実システム等についても気になる事業者管理者、経営者の方も少なくないのではないと思います。当社が対応できるのは、事業のタイプとしては、小売（店舗/EC）アパレルショップ、商社・卸、家具・インテリア、工具、厨房機器・食器、文具・事務用品、包装資材などを行ってある会社様向けのシステムをご用意することができます。 また、バーコード利用した方法や、ECサイト、ネットショップでの入出庫に関してだったり、中小の企業の場合でも対応できます。 棚卸しや倉庫管理、利用環境としてパソコンでは当然のこと、スマホでも見ることが出来るようにするなども… あらゆる状況に合わせた、在庫管理システムをご用意することが出来ますので、事業経営における無理無駄などを減らすためにKOUGA SYSTEMへご相談ください。