在庫管理とは企業が保有する商品在庫を最適な状態で管理することを言います。販売業などにおいて円滑に業務を進めるためには、適正な在庫を持つ必要があり、在庫量をコントロールするうえで在庫管理はとても重要な要素となります。しかし在庫管理を的確に行うことは簡単ではなく、多くの企業や組織が課題を抱えています。今回は、在庫管理が難しい理由や目的、また在庫管理システムを使用しての最適な管理方法についてご紹介します。
在庫管理について
在庫とは、企業として必要な商品どのストックのことです。在庫が足りなければ販売の企業活動を停滞させてしまいます。逆に過剰在庫になると倉庫などの保管場所を圧迫するというような問題を引き起こします。そのため企業に合った水準で在庫をコントロールすることが重要で、この在庫コントロールを行うことを在庫管理と呼びます。在庫は企業としての活動の基盤のひとつですので、在庫管理は企業を支えるための大切な業務となります。
在庫管理の目的
前述の通り、在庫管理は企業を支えるための大切な業務です。基本的には在庫コントロールを目的として行いますが、ではなぜ在庫をコントロールする必要があるのでしょうか。ここでは、在庫管理・在庫のコントロールを行う目的を詳しくご紹介します。
コストの削減
在庫管理には「コストの削減」という目的もあります。在庫を持つにあたっては、仕入費用や倉庫などの保管場所の確保にコストがかかります。つまり在庫が過剰になれば、当然仕入や保管のコストも膨らみます。だからといって仕入を制限することで在庫不足が常態化し、顧客から注文が入るたびに仕入を行っているのでは仕入先からの輸送コストが膨らんでしまいます。常に適切な在庫管理を行うことによって、こういったコストの削減が可能になります。
在庫管理が難しい3つの理由
在庫管理は企業活動を行ううえで大切な業務ですが、課題も少なくありません。在庫管理を適切に行うためには、躓きやすいポイントや自社における課題を洗い出すことが大切です。ここでは、在庫管理が難しい理由を3つご紹介します。
ルール作りが難しい
需要に応じて在庫状況は常に変動するため、臨機応変な対応が求められることからルールが曖昧になってしまいがちです。結果として現場従業員がそれぞれの判断で在庫の管理を行い、組織としての管理が行き届かなくなります。ルールを作ったとしても、人手不足などが原因で徹底することができないというケースも少なくありません。
データの入力ミスが起こりやすい
在庫管理では手作業でデータ入力が行われることが多いため、ヒューマンエラーが起こりやすい傾向にあります。特に多いのがデータの二重入力や入力忘れです。これによりデータ上と実際の在庫にズレが生じ、信頼性が低くなる原因となります。これではデータが機能しませんので営業担当者などが自分の目で在庫確認を行うことになり、余計な手間が発生します。在庫管理にシステムを導入することによってある程度管理を自動化することも可能ですが、肝心の元データが誤っていては意味がありません。ルールの統一や従業員への注意喚起の徹底が重要となります。
倉庫内作業のミスが起こりやすい
倉庫内の在庫管理もまた人の手によって管理されます。そのため、入庫時の検品や出荷などの際のミスによって、データ上の在庫と実際の在庫にズレが生じるケースもあります。近年では人手不足が深刻なことから、ヒューマンエラーが起こる環境が生じやすいともいえます。加えて、在庫管理が属人化することで個人判断での在庫の取り扱いが増え、データと実際の在庫にズレが生じて管理が難しくなることも考えられます。
在庫管理システムを導入するメリットについて
在庫管理の重要性や目的を理解していても、具体的な方法がわからないというケースも多いのではないでしょうか。1つの方法として在庫管理システムを導入してシステム的な管理を行う方法があります。在庫管理システムを導入することでのメリットについてご紹介させて頂きます。
適切な在庫管理ができる
在庫管理システムを導入し、データ化することで、過去の入出荷や在庫のデータが蓄積されていきます。過去の実績から顧客の需要や注文に対する予測を立てることができれば、それに基づいた仕入れを行うことで、過剰在庫を減らすことができます。
欠品を事前に防げる
急に受注量が増えたりすることで、一気に在庫が減り、欠品という状況は珍しくありません。エクセルや紙などのアナログな方法で管理していると、在庫の状況が把握しずらく欠品してしまうことがあります。在庫管理システムでは、在庫状況に応じた通知機能を使うことで、欠品による機会損失を防ぐことができます。
作業を効率化できる
在庫管理をエクセルなどで管理した場合、倉庫で在庫状況を紙に写し、デスクに戻ってデータを手入力することになると思います。在庫管理システムをハンディターミナルと連携することで、リアルタイムにデータが転送されます。これまでの作業を効率化することができます。
在庫状況をリアルタイムで把握できる
出荷状況も把握できるため、リアルタイムで在庫状況が把握できます。そのため、どの製品をどれだけ発注すればよいか、倉庫にどれだけ空きがあるのかを確認できます。クラウドシステムの場合は、複数の場所で同時に確認することも可能です。
今回は在庫管理の目的についてと重要性についてご紹介をさせて頂きました。ご紹介をさせて頂きました通り在庫管理は企業にとってもとても重要なことになります。その在庫の信憑性を高めるためにも在庫管理システムを使用して管理し、在庫の信憑性を高めることができます。
弊社の在庫管理システムもご紹介した内容の管理を行うことができます。ご興味ございましたら一度お問い合わせをいただけましたら、詳しくご紹介させて頂きます。
