前回のブログ記事で在庫管理にあたって、必要となる基礎知識を説明いたしました。
【在庫管理システムを使ってみませんか？】在庫管理を行ううえで知っておきたい基礎知識を徹底解説！
今回はそれに付随する形で、実際に在庫管理を行う為にはどのような方法があるのかを解説していきます。
合わせて起こり得る注意点なども解説いたします。
まず、在庫管理を行う方法としては「現品管理」「Excel管理」「バーコード管理」「システム管理」という4つの方法があります。
それぞれの方法には長所と短所がある為、自社の目的や環境にあったものを選んで実施してみることをお勧めいたします。
在庫管理を行う方法
現品管理
現品管理とは、商品そのものを管理する方法です。
在庫管理の方法は「物自体を管理する”現品管理”」「情報を整理する”データ管理”」の2つに大きく分けられます。
現品管理は物を情報化せずに、保管庫にある現品を自分たちの手で管理することを指します。
最も簡単かつ、原始的な方法ではあるのですが、ただ見ればわかる、という簡潔さという点では右に出る方法はないと思います。
Excel管理
商品の名称や型番、数量などを情報化し管理する「データ管理」においても、最も一般的な方法とされるのがExcel管理です。
高価なシステムや、ソフトウェアを導入せずにExcelを活用することで、誰でも出来る簡易的な在庫管理を実現することが出来ます。
Excelであれば数値の計算や集計が簡単なので、人力では労力がかかりすぎる計算も表計算の知識さえあれば簡単に処理することが可能です。
ですが、Excelというあくまで表計算ソフトでの処理なので、取り扱う品数や情報量が増えてしまうと、Excelでは処理が追い付かず業務に支障が出てくる可能性があることは事前に知っておくべきかもしれません。
バーコード管理
バーコードを用いた管理を導入することで、Excel管理の欠点でもある「表計算の数値を手入力する負担」をカバーすることが可能です。
バーコードを使うことで、入出庫のデータをその場でシステムに反映させ、データとして管理～共有を行うことが可能となります。
それと同時に期末の棚卸し作業の際にも、効率を大幅に向上させられます。
ただし、バーコード管理を行うには、全ての商品や物品に読み取り用のバーコードが必要となります。
また、読み取り用のハンディなどといった機材の導入にも費用が必要となります。
システム管理
在庫管理システムを活用する方法の場合は「業務の自動化」や「データの一元管理」を実現させることが可能になります。
Excelの場合だと、数値の入力ミスや、入力作業に充てられる労力を減らし、人件費を含む経費を削減させることが可能となります。
近年はクラウド型のシステムも主流となりつつあり、どこにいてもどのデバイスからでもアクセスして在庫数を含む各種情報へアクセスすることが出来ます。
企業在庫管理を行う際の注意点とは
主とされる在庫管理の方法を4つご紹介いたしました。
しかし実際にそれらを運用する上で注意して、心がけておきたい点などをご紹介しておきたいと思います。
いかに画期的な仕組みであっても、最終的にそれらを管理して運用するのはスタッフの一人一人になります。
そこで、トラブルを防ぐためにはどのようなことに気を付けて、どのようなことに気をはらえばいいのか、それらを事前に確認しておくことが大切です。
社内で行う情報共有
在庫管理を行うにあたって大切なのは、管理部門だけではなく販売や製造など他の部門と密に連携して業務を進めるということです。
商品の販売に関わるスタッフが、在庫に関する情報を正しくそして迅速に得られるようにすることで、在庫管理に関して定めたルールや在庫数の変化に関連する情報の共有不足を原因とするトラブルを防ぐようにすることが大切です。
在庫管理に関して定められたルールは各部署が共有しやすい環境を作り、関わるスタッフが在庫に関する正しい情報を得られる状態を作ることも大切です。
人的ミスが起きない環境の構築
データ管理を行うメリットは、人的ミスの排除、正確な管理状態の把握が可能になることです。
製造と販売の現場と管理部門とで、情報共有をより密に円滑にすることは、常に過不足なく順調な在庫維持に繋がります。
同時に気を付けることもあり、管理データの項目数があまりに増えすぎてしまわないようにする必要もあります。
データ管理や入力などを行う際に、前提として人的ミスを減らすことをしっかりと押さえておきましょう。
在庫管理システムを導入するメリット
ここまで紹介した「現品管理」「Excel管理」「バーコード管理」といった方法でも在庫管理は可能です。
しかし自社の成長に対して、従来の仕組みがついていけなくなってしまう、といったこともあり得るのが実際の現場です。
そこでおすすめをしたいのが、在庫管理システムの導入です。
せっかくなので在庫管理システムを導入するメリットをご紹介いたします。
在庫管理を簡単に行うことが出来る
今の世の中、市場には数多くの在庫管理システムが存在しています。
機能や特徴は様々ですが、その中でも大切なのは操作性と機能性です。
どんなに高価なシステムであっても、必要な機能が備わっていなければ役には立たず、必要な機能が備わっていたとしても、操作性が悪ければ業務効率の改善には繋がりません。
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