今現在、なにかしらのアナログな方法で在庫管理を行っている方、または在庫管理システムの導入をご検討の方もいらっしゃると思います。
しかし在庫管理システムの導入をハードルに感じる方も多いものかと思います。
そこで今回はエクセルを使った在庫管理システムを作る方法をまとめたいと思います。
しかしエクセルで在庫管理システムを作る場合には、メリットだけではなく少なからずデメリットも存在します。
エクセルで作る3種類ある在庫管理表
エクセルを使って在庫管理システムに代わる、在庫管理表を作成する場合は主に3つの種類に分かれます。
単票タイプ
単票タイプは基本的に一商品に対してエクセルシートを一枚使用します。
見やすくもあり、作りやすいというのがメリットではありますが、商品数が多い場合には伝票数が増えてしまうことで、管理が大変になってしまうというデメリットもあります。
在庫移動表タイプ
在庫移動表タイプの場合は、日毎の集計を行う形となります。
移動があった商品が全て一覧として表示・記載されるので、日々の在庫の動きを見ることに関しては最適です。
その反面、商品毎の数を個別に確認して管理することには不向きです。
テンプレート使用タイプ
現在、WEB上には在庫管理システムを構築する為の、様々なエクセル用のテンプレートが存在します。
単票や在庫移動表以外だけではなく、複雑な計算式が組み込まれたテンプレートもあります。
その為、自社のニーズに合わせて形式を選ぶことが可能となっています。
また、これらのほとんどは無料で配布されているものもあるため、気軽に在庫管理システムを利用したいという層には重宝されてもいるものです。
エクセルを使用した在庫管理システムを作る方法
エクセルで作る単票タイプ
単票タイプの在庫管理システムであれば、エクセルでも比較的簡単に作ることが可能です。
ですが、基本的に1商品につき1シートの作成が必須となります。
その為、自社で取り扱う商品数が多い場合には管理表作成に時間を要してしまいます。
管理表を作成する手順を簡単に5つの手順に分けて解説いたします。
１.見出し(列)を準備する
在庫管理に必要となる商品の情報や、日付などをA列に入力していきます。
今回の例では、品番・カラー・サイズ・日付・繰越残高を入力することとします。
２.見出し(行)を準備する
「日付」を入力した行へと、入庫・出庫・残高・担当者・備考などの必要な項目を追加していきます。
３.行を固定し基準となる在庫数を入力する
今回の場合は繰越残高の”D5″へと繰越在庫数(前月の最終在庫)を入力します。
この繰越在庫数が基準となる為、誤りのないように入力する必要があります。
４.残高に関数を入力する
残高の値は月初めに加算されることになります。
その為、D6のセルには＝D5(繰越残高)+B6(入庫)-C6(出庫)の計算式を入力します。
５.関数のコピーをして完成
D6のセルの右下角を月末まで引っ張ることで、自動で残高を計算する為の関数をコピーして使用することが可能です。
月末の行でD列のセルをクリックしたまま、D6までを選択して「Ctrl+D(Win)」または「command+D(Mac)」を押すことで、自動で関数をコピーして使用することが出来るようになります。
あとは日々、忘れることなく”入庫”と”在庫”の項目へと数値を入力して使用してください。
そうすることで、商品一つにつき使用出来る、エクセルで作る在庫管理システムの完成です。
エクセルで作る在庫移動表タイプ
上記の単票タイプの在庫管理システムに対し、在庫移動表タイプの場合は多くの商品を一度に管理出来るのが特徴となっています。
単票タイプは縦に管理をする形となっていましたが、在庫移動表タイプは横長で管理する形となっています。
作り方は単票タイプと同じとはなっていますが、行と列が逆となっています。
無料で使えるエクセル用の在庫管理システムテンプレート
エクセルでの在庫管理を可能にするテンプレートはいくつもあり、最近では無料でお使いいただけるものも数多くあります。
「エクセル 無料 在庫管理 テンプレート」で、検索いただけると用途にあったものがきっと見つかると思います。
ただし、無料のテンプレートの場合はサポート体制があるわけではないので、困った時などは自力での解決が必要となりますのでご注意ください。
エクセルならバーコードを作ることも可能
エクセルであれば、簡単な在庫管理システムを作ること以外にも、バーコードの作成にも活用することが出来ます。
Microsoft365に含まれるバージョン以外(Excel2013のバージョン15.0以降)はリボンに「開発」という項目を表示させるのにも手間がかかってしまいますが、いずれもバーコードを作成することは可能となっています。
まず、バーコードを作成するには、最初にリボン内に「開発」というタブを表示させる必要があります。
【ファイル】→【オプション】から【リボンのユーザー設定】を選択します。
次にメインタブ内の【開発】にチェックを入れてください。
次に、開発タブを使って空のエクセルシートにバーコードのサンプルを作成します。
【開発】→【挿入】の順で進み、【コントロールの選択】ボックスが表示されたら「Microsoft BarCode Control 16.0」を選択してOKをクリックします。
カーソルが十字に変わると、シートの好きな場所でバーコードの大きさを決めます。
するとバーコードのサンプルが表示されるので、その上で右クリックをすることで「Microsoft BarCode Control 16.0のオブジェクト」→「プロパティ」と進むことが可能となります。
ここでバーコードの種類を選択し、再度先程のプロパティからValueへと数値を入力すれば完成です。
このように、業種によっては在庫管理システムには欠かせない要素となるバーコードまで作成が可能なエクセルは、非常に優れたツールであると言えるでしょう。
しかし、無料で使用出来るツールである以上、デメリットも存在しています。
注意すべき点と、デメリットを解説いたします。
エクセルで在庫管理をする際のメリットとデメリット
在庫管理システムやバーコードも作成出来るエクセルではありますが、近年では在庫管理システムの進化によってデメリットも目立つようになってきています。
エクセルで作る在庫管理システムのメリット
これまで商品在庫の管理を行うにあたって、その作業を手書きでおこなってきた企業であれば、エクセルを導入することで大幅な作業効率アップが見込めるでしょう。
エクセルで在庫管理を行う最大のメリットとしては、導入費用が安いという点と、エクセルという普段使っているツールであることでハードルが低く利用できるという点でしょう。
社内のパソコンに標準でインストールされている場合であれば、新たに導入する必要もない為、コストをかけずに在庫管理システムの使用が出来るようになります。
エクセルで作る在庫管理システムのデメリット
エクセルは基本的にはパソコン上で動作させて使う在庫管理です。
しかし、表に入力をするのは人間である以上は、入力ミスや漏れといったような人的ミスが発生してしまいがちであるというデメリットもあります。
また、在庫数を数える際にも、数え違いなどが生じる場合もあります。
その他にも、エクセルで自作して使用するという性質上、困った時などにもサポートを得ることは出来ません。
その為、トラブル等の場合にも自力での解決が必至となります。
在庫管理システムのメリットとデメリット
エクセルと比較した場合、在庫管理システムを使うことでどのようなメリットを得られるのでしょうか。
また、デメリットもあるのか、ということも解説いたします。
在庫管理システムのメリット
在庫管理システムを使用することで、バーコードやQRコードなどを読み取ることで数値の計測やデータの入力といった作業のほとんどが自動で行われます。
その為、入力ミスや漏れといった人的ミスを可能な限り減らせます。
この自動化のおかげで、大幅な時間短縮も可能となることで人件費の削減も
出来るので、将来的には在庫管理にかかるコストも減少させられるでしょう。
在庫管理システムのデメリット
様々な作業の効率化が可能となる在庫管理システムですがその反面、無料で使えるエクセルと比較すると、そうしても有料な分、高く感じてしまうかもしれません。
それと導入する在庫管理システムの種類にもよりますが、インターネットへの接続環境が必須の場合もあるので注意が必要です。
まとめ
エクセルという普段使い慣れているソフトを使って在庫管理システムを作ることで、コストを抑えて簡易的なものであれば在庫管理システムを導入することも可能です。
新規で在庫管理システムを導入して、一から操作方法を覚えるとなると抵抗を感じられる方も少なくはありません。
そこで、エクセルを活用した在庫管理システムにすることで、実際に活用するスタッフによっても身近に感じられるものとしてご活用いただけるのではないかと思います。
しかしその反面、物量の増加や事業規模が大きくなってくると、到底エクセルでは間に合わなくなってきてしまうのも事実です。
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