近年主流となりつつあるクラウド型在庫管理システム。サーバ環境の向上による高いセキュリティ性の実現もあいまって、そのシェアを拡大しています。
今回の記事では、クラウド型在庫管理システムについて、導入メリットや注意点について解説していきます。
ぜひ最後までご覧ください！
クラウド型の在庫管理システムとは？
在庫管理システムにはさまざまな導入形態があります。
主にクラウド型、パッケージ型、オンプレミス型の3つに分かれます。
それぞれの特徴として、クラウド型はインストール不要で利用金額はサブスクリプション型、機能は日々更新され、新しい機能を利用することができます。
インターネットを介してシステム上で在庫管理業務を行うもので、あらゆる業務に対応した汎用的なものからECサイトや特定の業種に適したものがあります。
パッケージ型は売り切りです。金額は安価になるケースが多いですが、機能更新は基本的に対応していません。
最後にオンプレミス型は、大企業向けに導入されることが多く、自由度の高いカスタマイズ性が特徴です。ただとても高価で、なかなか手が届かないイメージがあります。
その中でも今回は汎用性が高く、比較的安価なクラウド型の在庫管理システムについて見ていきます。
クラウド型の在庫管理システムを導入するメリット
クラウド型在庫管理システムはほかの導入形態とは違い、どのようなメリットがあるかを解説していきます。メリットは主に次の5つです。
コストが抑えられる
パッケージライセンスの購入やサーバーが不要で、多くの場合コストが抑えられます。
オンプレミス型のように会社にあったシステムの開発やインフラ調達をする必要がなく、サーバーを社内で運用する必要もないからです。
価格はものによりますが、月額無料から数万円で導入が可能です。対してオンプレミス型は数十万〜数百万必要とも言われています。専用端末も一部、バーコードリーダーやタブレットといったものは必要ですが、ものすごく高価なものではないため、初期費用もかなり抑えられる点も特徴です。
使いたい場所で、どこでも使用できる
クラウド在庫管理システムはインターネットに接続できれば、どこでも利用できます。
離れている本社と倉庫での運用はもちろん、繁忙期に臨時倉庫を増やしても安心。
また、在庫状況をリアルタイムに確認できるため、協力会社への委託在庫の管理にも適しています。
社内にいない場合、例えば出先からでも在庫管理システムにアクセスできるようになります。
そのため在庫を把握する際、毎回担当者への問い合わせや自社内の倉庫に在庫を確認しに行く必要がなくなります。これは倉庫内で働く人にもメリットで、倉庫の在庫状況を逐一報告する必要がなくなり、その他の業務に集中することができるようになります。
このように、クラウド型在庫管理システムを導入すると無駄な作業が省かれ、効率もアップします。
災害対策ができる
クラウド型在庫管理システムの導入は災害対策、つまりBCP（事業継続計画）にもつながります。
BCPとは、災害発生時に業務の被害を最小限に抑える、もしくは分散することで、業務を止めることなく顧客にサービスを提供し続けるための施策です。これは地震や台風などの自然災害だけでなく、大規模なテロや大規模な伝染病への対応も含まれます。
クラウド型がなぜBCPになるのかというと、社内で自社サーバーを持たなくても良いからです。そのため、もし災害が発生した場合でも、データをクラウド上に保存しておけば、データの紛失が防げるのです。
拡張性が高い
クラウド型の最大の特徴はなんといっても、拡張性が高いことです。
クラウド型在庫管理システムは管理する在庫の数が増加しても、料金プランがいくつか提供されているためシステムの拡張が簡単です。パッケージ型より高い拡張性を持ちます。
しかも、いつでも機能を拡張できるだけではなく、世の中の情勢に合わせた日々のアップデートされていきます。すごく有難いですよね。
多くのクラウド型在庫管理システムは3つの価格帯が用意されています。お試し版、スタンダード版、プロ版の3つです。
お試し版は機能が少ない分、価格が安価に設定されています。対してプロ版は月額費用は高めではありますが、オンプレミス型顔負けの機能があったりします。これらを社内の状況で柔軟に選択できる点も1つの特徴です。
サーバー管理が不要
クラウド型在庫管理システムはインターネット環境があれば利用でき、サーバの設置が必要ありません。そのためサーバを管理する必要がなく、ランニングコストもかなり抑えることができます。
さらに、サーバ管理もクラウドサービスの提供者(ベンダー)が行うため、従業員にかかる負担をおさえて運営できます。
また、ベンダーが提供するサーバは近年セキュリティの高いものが増えており、「オンプレミス型のような自社管理下のサーバでないとセキュリティリスクが高い」とはいえなくなってきています。
クラウド型の在庫管理システムを使用する際の注意点
ここでは、在庫管理システムを導入する際、導入の注意点として気をつけたいポイントを5つ説明します。
クラウド型だけではなく、在庫管理システムを導入するには事前準備が必要です。システムがうまく稼働できるように、社内の環境を整備するなど、事前に準備をしっかりしておきましょう。
操作方法の確認
導入を検討するそのシステムには、どのような機能があり、どのような点が貴社の事業とマッチし、どの点が導入に対し問題になるのか、把握しておくことが大切です。
操作方法が簡単であるかどうかもかなり重要です。パッと見は導入しやすそうなシステムでも、機能が多く複雑だったり、操作が簡単ではない場合もあります。どんなに機能が充実していても、操作が難しければ、全社員に教育する手間がかかってしまいます。
導入方法の確認
どのように導入するのか、その順序の確認もきちんとしなければなりません。
初期導入にどれくらいの時間がかかるのか、必要なデータは何か、研修は、専用のエンジニアは必要かなどは必ず確認しておきましょう。同じクラウドシステムと言っても、導入に半日程度しかかからないものから、条件によっては数日、数週間かかるものもあります。
初期導入時は在庫管理の業務を止めてしまう場合もあるので、従業員にどれくらい負担がかかるのか、事前の確認を忘れてはいけません。
セキュリティ方法の確認
外部に情報を保管するため、情報漏洩のリスクはゼロではありません。なので、導入を検討する際は担当者にセキュリティ面に関して問い合わせを必ず行ってください。また、利用する際は定期的なバックアップを行い、万が一サーバーが落ちたとしても、被害を最小限に食い止める体制を常に万全にしておきましょう。
社内周知の徹底
在庫管理システムは複数人で運用することが多く、利用する人が簡単に操作できなければ効率化を実現することはできません。
なのでトライアルを使用して在庫管理システムをテスト的に導入し、従業員全員が在庫管理システムとはどういうものかまずは肌で触れて見ることが重要です。
その上でシステム利用に対する不安を払拭し、初期データ設定やバーコード整備、マニュアル作成、現場トレーニングなどを実施することが重要です。
特にシステム利用者のトレーニングはある程度の時間を要することが多いので、在庫管理システムの担当者を決めた上でサービス提供側のサポートと協力して、より早いシステムの車内への浸透を目指していく必要があります。
社内でのトレーニングはある程度の時間を要することから、トレーニング開始の時期は繁忙期と被らないようにすることも重要です。
コウガシステムでは在庫管理システムの無料トライアルが可能です。
是非ご相談ください！
サポート体制の確認
システムは導入して終わりではありません。導入してからが始まりです。
システム導入後、必ず不具合は出てきます。これにどのように対応するのか、対応方法は電話なのかチャットなのか、専属のサポーターがつくのかなど、必ず確認しましょう。
最適な在庫管理システムを運営するパートナーとなる存在です。信頼を築いていくうえで非常に大事なことですので、忘れず確認してください。
まとめ
いかがでしたか？
今回は、クラウド型在庫管理システムについてや、メリット、そして導入するときの注意点について触れていきました。
もしクラウド型在庫管理システムの導入を検討されていたり、在庫管理について悩まれている方は、是非お気軽にコウガシステムにご相談ください♪
