皆さんは在庫管理をするにあたって、どのような方法をとっていますか？
昔ながらの方法なら紙に印刷した在庫管理の為の表に書き込みをして管理をしたり、Excelを活用することで計算式を用いた自動計算機能を持たせた、疑似的な在庫管理システムとして活用している方もいらっしゃるでしょう。
会社の規模や方針によっては、すでに在庫管理システムを導入しているところもあるのではないでしょうか。
では、その在庫管理システムとは、どのような場面で、どのように活用出来るのでしょうか。
今回は在庫管理システムの活用方法ならびにその利点、そして紙やExcelを用いた管理方法と比較した際の違いなどを詳しく解説していきたいと思います。
在庫管理システムとは？
在庫管理システムとは、文字通り「在庫」を「管理」するための「システム」のことです。
商品が在庫として入荷した、商品としての在庫が売れた、在庫として保管していたものがなんらかの理由から商品としては売ることが出来なくなった、など様々な事情から「在庫の増減」が発生いたします。
その際に、POSシステムや管理システムから入力され得られた情報から、リアルタイムで在庫数を確認することが可能となります。
それが在庫管理システムです。
自社の取り扱う在庫数を、リアルタイムに把握して様々な場面で活用することが出来ることで、「在庫があれば売ることができたのに」といったような機会損失を起こさないようにすることも可能です。
他にも出荷の際の伝票発行が簡単に行えるようになったり、出荷時の同梱物の管理やキャンセルを含む返品処理も容易になったりといった恩恵を得られるのが在庫管理システムです。
紙の表を用いた在庫管理方法
昔ながらの方法として、紙へと印刷をした在庫管理表への記入を行うことで、在庫の管理を行うというものがあります。
アナログな手法の為、自動的な在庫数の連動といったようなことは出来ませんが、シンプルかつ複雑なプロセスを経ないことから、小規模な会社や商店では今も有効な在庫管理の方法として用いられています。
しかし、紙ベースの場合はちょっとしたミスやトラブルで濡れた、燃えた、無くした、捨てたなどの理由から、せっかくの在庫管理情報が使用できなくなった、といったことも多々あることも事実です。
その為、在庫管理が重要となる場合などには紙ベースでない在庫管理システムの採用も一考の余地があるといえるでしょう。
Excelを用いた在庫管理方法
在庫管理の対象となるものが多くあるものの、在庫管理システムを導入していない場合に、多く用いられているのがExcelを活用した在庫管理の方法です。
Excelであれば入力された数値を、予め組んでおいた数式で自動的に計算してくれるといった利点があります。
また、Excelであれば会社のパソコンに元からインストールされていた、あるいは普段から使い慣れていたといったようなケースも多いので、操作に慣れるまでに時間がかかってしまった、といったような事態も起きづらくなっています。
元からパソコン内に用意されている場合は、導入に際しても大きな費用もなく使用出来るといった点も大きなメリットといえるでしょう。
他にはExcelとほぼ同等の機能を有している、Googleの提供するスプレッドシートというものもあります。
Excelと比較すると多少は機能の制限があったり、オンライン上でしか使えないといったデメリットもありますが、逆を言えばオンライン上で使用できることで、いつでも在庫状況を関わりのあるスタッフ全員へと共有をすることが可能です。
Excelもオンライン上で保存は可能ではあるものの、場合によっては有料となり、オンラインに保存しなかった際にはデータの破損や紛失の危険性があるといった点は否めません。
また、Excelもスプレッドシートもそうなのですが、入力したデータの数や数式が、年月を経て膨大になればなるほど、それらを処理する為に時間がかかるようになり、作業がスムーズに進まなくなってしまう、といった点があることは事前に留意しておくべきでしょう。
在庫管理システムを用いた在庫管理方法
在庫管理システムといえば、ひと昔前までは導入するのに数百万、そこから保守管理料を含むランニングコストが年間で数十万といった敷居の高いものでした。
しかし近年では、自社の設備やサーバー内に在庫管理システムを導入するのではなく、クラウド上(オンライン上)に全てを置く、クラウド型の在庫管理システムが主流となってきています。
クラウド型になったことで、インターネットの接続環境さえあれば、スマホやタブレットからでも在庫管理システムにアクセスでき、さらには操作までもが可能となっています。
そして専用の設備やサーバーが不要となったことで、導入に際する費用もぐっと抑えられるようになってきました。
導入初期費用が数万円、月額で支払いを行う保守管理費や利用料も数万円からになっているなど、中小企業でも比較的負担が少なく使えるようになりました。
在庫管理を行う為に作られたシステムなので、取り扱い商品数が多くなったり、複雑なプロセスを経る必要があった場合にも、処理が重くなることなどなく安心して利用出来るといった点も大きなメリットでしょう。
また、データは全てクラウド上に保存されることから、データの紛失や破損の心配もなく、長く活用し続けることが可能です。
その他にも出荷の際の同梱物の管理であったり、伝票の作成から発行、送付先となる顧客情報の管理といったことまで、紙ベースではもちろん、Excelやスプレッドシートでは行えない在庫管理が可能となります。
まとめ
在庫管理をする方法は、これまでに解説したように様々存在します。
安価で簡単に始められる紙ベースなものから、自動計算を含むExcelやスプレッドシートまで。
さらに業務の効率化が可能となる在庫管理システムいうように、環境や必要性に応じて選択肢があります。
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