今回よりKOUGA SYSTEMの在庫管理システムに基本的に組み込まれている、多数ある出荷機能を複数回に分けてご紹介をさせていただきます。
KOUGA SYSTEMの在庫管理システムは実際の作業の流れに合わせて各種機能を作っております。出荷機能は多数ございますが、事務所から現場の出荷作業の効率化を考慮した出荷機能になっておりますので、運用しやすく扱いやすい在庫管理システムの出荷機能になっております。
【今回ご紹介する出荷機能】
・基本出荷指示～出荷作業終了までのフロー図
上記の在庫管理システムの出荷フロー図の
①出荷指示情報取り込み => 出荷指示情報の取り込み機能
②欠品情報の確認 => 出荷指示情報に対する欠品在庫確認機能
③各種出荷指資料の作成 => 出荷作業に必要な情報の作成機能
を今回は紹介をさせていただきます。
【出荷指示情報の取り込み機能】
出荷を行いたい出荷指示情報を在庫管理システムへ取り込みを行うための機能になっております。多数あるショップサイトの一般的なレイアウト情報や独自のレイアウト情報など、いろいろな出荷指示情報レイアウトパターンが多く存在します。弊社の在庫管理システムは一般的なショップサイトの出荷指示情報レイアウトはもちろんのこと、お客様独自の出荷指示情報レイアウトも対応できる機能になっております。
また、複数の取込レイアウトパターンの設定も行えますので、複数の出荷指示情報レイアウトパターンにも汎用的に対応が可能です。
出荷指示情報の取り込みの運用は単純になっており、シンプルに扱いやすい機能となっております。
基本手順
1.取り込みを行う出荷指示情報の出荷を行いたい出荷日を選択
2.取り込みレイアウトパターンが複数ある場合はレイアウトパターンの選択
3.取り込みを行いたい出荷指示情報ファイルの選択
4.取り込み開始ボタンをクリック
になっており、取り込みを行った出荷指示情報でエラーが発生しない限り上記4つの基本手順で完了いたします。
・出荷指示情報取込フロー図
出荷指示情報ファイルの取り込みで必要なチェック機能については、商品情報の存在・数値や日付など基本的なチェックを行っております。
特殊なチェック機能としては
・過去取り込み済みの出荷指示情報との同一ファイル名のチェック
・過去取り込み済みの出荷指示情報との同一受注番号のチェック
があります。出荷指示情報の取込を行う上でファイル名に出荷日を付けているや、同一受注番号が出荷されないなどもあります。上記の2つのチェックを行うことでファイル作成の間違いなどを、在庫管理システムへ取込を行った時点でエラーが発覚し対応が行えます。システムの運用に慣れていない担当者でも安心して使えるようになっております。
上記2機能が必要ないとの判断であれば、チェック機能を除外することも可能です。
【出荷指示情報に対する欠品在庫確認機能】
取り込みを行った出荷指示情報と在庫管理システムで管理している商品在庫数を内部的に比較し、欠品をしている商品の出荷指示情報の確認及び出荷指示のキャンセル処理が行えます。
出荷指示情報は出荷商品がセットコードなど、出荷指示情報ファイルを開いて確認して在庫があるかどうかの確認を行うことはかなりの手間と時間がかかってしまいます。弊社の在庫管理システムは取り込みを行った出荷指示情報を内部的に商品在庫との比較を行います。比較をした結果、商品在庫が欠品して出荷が行えない出荷指示情報の確認を行え且つ、同一機能で出荷指示情報のキャンセル作業も行えます。
出荷指示情報を取り込むだけで商品在庫との比較が行えるので、確認をする手間がなくなり作業時間の効率が大幅に向上します。
また、出荷作業を行う前に商品在庫の欠品の確認を行っているため、実在庫が欠品しているなどを気にせず出荷作業が行えるので作業が簡略化されます。
【出荷作業に必要な情報の作成機能】
取り込みが行われた出荷指示情報を元に、出荷作業を行うために必要な各種情報の作成を行います。
基本的に作成される情報は
1.各種運送会社の送り状発行用データ
2.商品別の出荷数量合計数一覧表
3.出荷商品が記載された作業指示書
4.出荷商品の納品書
になります。
作成された各種情報はすべて同じ順番で作成されております。必要な情報が多いいとは思いますが、すべてが同じ順番に並んでいるため、付け合わせの間違いがしにくい且つ付け合わせ作業が簡単に行えます。
また、作成される順番については
・商品と数量の組合せの件数が多いい順番
・出荷商品が単品商品を優先
・特殊作業がある出荷指示を最後に出力
など、いろいろな順番で作成することができますので、お客様の出荷作業のニーズに合った順番で各種情報の作成が行え作業効率がかなり向上されます。各種運送会社の送り状発行用データも運送会社単位で作成されるファイルが分かれるだけのため、複数回にわたる発行処理が必要ありません。
在庫の論理的な確保は、出荷作業に必要な情報の作成と同時に確保されますので、次に取込された出荷指示情報は前回の出荷指示情報が考慮されたシステムの商品在庫で欠品の確認が行われます。
ご紹介をさせていただきました通り、KOUGA SYSTEMの在庫管理システムの出荷機能はお客様側の事務・現場での作業の効率を第1に考え開発を行っております。その為、機能は多数になっておりますが、必要機能のみを表示しておりますので、多機能だけれどもシンプルに扱えるようにしております。
在庫管理システムならコウガシステムへとご相談ください。
KOUGA SYSTEMの在庫管理システムにご興味がありましたら、お問い合わせのほどよろしくお願いいたします。
