世の中にある様々な企業はどのようにして利益を上げているのでしょうか。
今の業績を大きく上げようとしても『人材育成を強化する』『業務の効率化を進める』といった施策のみでは十分ではありません。
今回ご紹介するのは“在庫管理の見える化”です。
在庫管理の見える化をすることで、課題の改善や成果の最大化が可能となります。
在庫管理の見える化のメリットや、在庫管理の見える化のコツ、その手法などを解説していきます。
ぜひご参考にください。
在庫管理の見える化を行う最大のメリット
“在庫管理の見える化”とは、在庫の場所や、所有している在庫の量といった在庫管理の状況を、誰が見ても分かるようにすることを指します。
この”在庫管理の見える化”を成功させることで、実際に倉庫へと出向いてチェックをする必要もなく、在庫の状況が簡単に把握できるようになります。
オフィスといったような普段働いている場所から在庫の状況を確認出来るようになります。
そうすることで、効率性を向上させることも可能です。
在庫の状況が分かるようになれば、企業にとっての課題も明確になってきます。
在庫管理を見える化させるメリット
在庫管理の見える化を行うことで、企業全体がメリットを享受することが可能となります。
そこで在庫管理を見える化することによるメリットを解説いたします。
在庫管理の手間が省ける
在庫管理の見える化をすることで、在庫確認業務の手間を省くことが可能となります。
顧客からの問い合わせに対する回答や発注作業の効率化までもが可能となります。
顧客へ回答を行うまでの時間を短縮出来ることで、問い合わせを行ってきた顧客の満足度の向上も見込めるようになります。
そして発注作業の効率化も高まれば、それ以外の本業に注力できるようになります。
業務が属人化することを防げる
在庫管理の方法で分かりにくいやり方の場合、特定のスタッフしかその業務を行うことが出来ません。
そうなってしまうと担当スタッフの急な欠勤や、退職などがあると業務が滞ってしまいます。
“在庫管理の見える化”を行うことで、誰でも、どのスタッフでも在庫の物量や場所を確認できる状態にしておくことが可能です。
そうすることで、在庫管理業務の属人化を防ぎます。
担当スタッフが欠勤していたとしても、顧客からの問い合わせに対応が出来るようになり、決められた場所に入庫した商品を収納出来るようになるなど、属人化を防いで在庫管理業務の効率化を行えます。
在庫の品質を保っておける
食品のように消費期限が定められている在庫は、長期間保存することで品質が劣化するケースも少なくはありません。
その為、古いものから順に出荷する、という条件を在庫システムに適用したものを使うことで、劣化が原因で価値がなくなるといった在庫を減らすことが可能です。
また、出荷するシステムを整えることで、品質が劣化してしまった商品を誤って出荷してしまうリスクも低減させることが可能です。
在庫量を常に適正に保てる
在庫切れや過剰在庫というのは、販売機会の損失や品質の劣化だけでなく、廃棄といったデメリットに繋がります。
在庫切れも過剰在庫も防ぐことで、適正な在庫量を保ちメリットを得られます。
在庫量を適正に保つメリットとは？
在庫量を適正に管理できることで「販売機会を逃さない」「倉庫のスペースを有効に使える」等のメリットが得られます。
販売機会の損失を防ぐことが可能に
顧客から注文があった際に、手元に在庫があればその注文にちゃんと対応することが可能です。
一方で、在庫切れで取り寄せを行う必要性があると、納品までの時間が短くなってしまい、顧客の満足度の低下にも繋がってしまいます。
顧客の希望するとおりに納品が出来なければ、失注となる可能性も出てきます。
その為、適正な在庫管理を行うことで需要が予測しやすくなり、その需要予測を元に在庫量の変動を分析できるようになります。
倉庫スペースの有効活用
在庫の場所が分かりやすくなることで、倉庫のスペースを有効活用することが出来るようになります。
しかし、在庫の種類や取扱い量が多いほど状況が複雑になります。
そうなると倉庫内を整理整頓するハードルは各段に上がってしまいます。
過剰在庫を防ぎ、整理整頓をしやすい状況を整えられます。
コストの削減が出来るように
在庫量を適正に保つことで、それに纏わる人件費や保管料などを削減することが可能です。
適正な在庫量を保つことで、倉庫内は整理整頓され作業効率も上がります。
在庫切れのようなトラブルも減ることで、業務時間も減らせるようになります。
そして不要な在庫を持たずに済むようになれば、保管スペースも減らせるので保管料の削減にも繋がります。
在庫管理の見える化を維持するためには？
在庫管理の見える化を維持する為には日々、いくつかの押さえておかなければいけない点があります。
5つのSを実行する
5つのSとは「整理」「整頓」「清掃」「清潔」「しつけ」の5つの頭文字となっており、課題解決の為の改善活動です。
一般的な製造の現場や、倉庫といった場所では5S活動が日々徹底して行われています。
整理・整頓・清掃・清潔を行われている現場では、スタッフの能力に左右されない在庫管理が可能となっています。
整った現場を維持する為には、5S活動の徹底が必要になっています。
棚卸しは必ず行う
棚卸しというのは、商品ごとの在庫数を目視で確認して、数合わせをする作業です。
棚卸しでは、実際の在庫数が記録した数量と相違がないか、品質が問題なく保たれているかなどを確認する作業が求められます。
決算の為には、最低限年一回のペースで棚卸しが必要で、その頻度が増すほど、在庫管理の見える化を維持しやすく、また在庫数の相違も発生しづらくします。
在庫管理システムを導入して効率的に
Excelでの在庫管理ではその性質上、ヒューマンエラーが起きやすい傾向がみられます。
アナログなExcelで入出庫記録の一元管理を行うにはどうしても限界があります。
そこで導入して業務の効率改善に役立てられるのが、在庫管理システムです。
在庫管理システムの導入をすることで、ヒューマンエラーの防止にも効果的です。
Excelの場合、注意をはらっていても、どうしても転記ミスが生じてしまう恐れがあります。
更には記録を後回しにしたり、一気に入力するようなスタッフがいれば、在庫管理のルールが守られなくなったりする可能性もあります。
ですが、在庫管理システムでは作業の一部が自動化されることで、手間を省き、ヒューマンエラーのリスクも減らせます。
また、入出庫の一元管理が行えるといった点も、在庫管理システムを導入することによる大きなメリットといえます。
業務効率改善化の観点でも、在庫管理システムの導入は有効な施策となっています。
まとめ
在庫管理が適切に行われることで、販売管理の損失を防ぎ、倉庫内の限られたスペースを有効的に管理するなどといったメリットを得ることが出来ます。
より効率的な在庫管理を実現する為に、在庫管理システムを有効的に活用することでヒューマンエラーの抑制に加え、業務効率化を見込むことが出来るようになります。
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