事業者の皆様はどのように誤出荷に対応していますか？
誤出荷が発生してしまうと、顧客からのクレームに繋がってしまうだけではなく、自社サービスの信頼性低下をも招く事となります。
その為、在庫管理ひいては出荷業務を徹底した管理で行うことで、誤出荷を防ぎたいとう方も少なくはないはずです。
そこで、在庫管理システムを導入することで得られるようになるメリット、そして誤出荷への対策にどのように繋がるのか、これらをまとめて解説していきたいと思います。
誤出荷が発生する原因またはその事態に繋がってしまうミスを減らす方法まで。
ぜひ、ご参考にいただけますと幸いです。
誤出荷ってなに？
誤出荷というのは、出荷する商品や数量だったり、発送先を間違えてしまうことを指します。
誤出荷が発生してしまうと、会社の信頼が揺らいでしまう事態に繋がります。
顧客からのクレームにも繋がり、誤出荷の対応そして処理にも時間を取られてしまいます。
顧客へと注文をした商品を再度送付する経費、顧客へと誤出荷で届けてしまった商品の回収費用、それらの対応にあたるスタッフの人件費など、これらの対応にかかってくる費用というものは、商品一つ分の利益では収まらないほどとなります。
その為、この誤出荷を無くす、ということは会社に利益を残すという観点ではとても大切なことの一つでもあります。
ちなみに、この誤出荷は”誤出荷数”を用いることで、受注数に対しての誤出荷の割合を算出することが可能です。
計算式は以下の通りです。
(誤出荷件数÷出荷件数)×100%＝誤出荷率
例えば、出荷受注件数が1000個、そして誤出荷件数が4件あった場合は、
(4(誤出荷件数)÷1000(出荷受注件数))×100%
＝誤出荷率0.4%
というようになります。
誤出荷の原因ってなに？
しかしなぜ、誤出荷が起こってしまうのでしょうか？
原因は大きく分けて3つあります。
商品点数の誤りによる誤出荷
出荷指示は2個で行われているものに対して、商品が1個しか出荷出来ていなかった。
このようなミスは新人スタッフ、ベテランスタッフ問わず発生してしまう人的ミスです。
1人のお客さんは商品を1つしか買わない、このような思い込みが根本の原因としてあると、複数の注文があったとされる場合でも1つしか出荷されません。
同じ商品を2つ購入したにも関わらず、1つしか出荷されない、というミスがこの誤出荷です。
その他にも、ピッキングの際に商品点数を誤ってしまうこともあります。
棚から必要点数をピックしたつもりが、実際に指定された商品点数とは違っていた、このようなケースも多々あります。
具体的には出荷指示にて「10個」とあったにも関わらず、「9個」しか棚から取っていなかった、そしてそのままお客様へと発送してしまった、という流れです。
商品タイプの誤りによる誤出荷
商品の品番や名称が正しかったとしても、サイズ、色、形といった商品の種類によって、出荷すべきものを誤ってしまうといったことがあります。
これは商品タイプを識別するコードに慣れていない、新人スタッフなどの手によって引き起こされがちなミスの一つです。
しかし、入荷時に識別コードが誤って貼り付けられるなど、根本的な部分でのミスもあり得る部分です。
このような誤出荷を引き起こさないようにするには、スタッフ全員による細心の注意が必要となります。
品番の間違いによる誤出荷
品番を間違ってしまうと、当然オーダーとは異なった商品が顧客の元へと届く事となります。
商品を在庫管理システムで管理を行えば、ほとんど起こらないといえるミスです。
しかし、目視によるチェック工程を経る場合は発生する可能性があるミスの一つです。
管理が適切に行われないまま、倉庫内に商品が乱雑な配置となっている場合も同様です。目的となる商品を見つけづらい環境下だと、どうしても誤出荷が起こりやすくなってしまいがちです。
誤出荷をしないようにする対策とは？
どのような対策をすればこのような誤出荷を防げるのでしょうか。
いくつかある方法を解説したいと思います。
ダブルチェック体制または管理ツールを導入する
この方法は、出荷数や発送商品のミスが発生している場合に行うことが効果的とされています。
商品を発送する直前に、ダブルチェックの体制を導入することで、出荷すべき商品数が本当に合っているかを確認するようにします。
ピッキングの段階でミスを防げないとしても、出荷の最終段階で誤りを見つけられれば誤出荷を防ぎ、正しい商品をお届け出来るようになります。
また、ハンディスキャナの導入・活用も効果的です。
全てをシステムに任せることで、誤出荷の起きようがないようにする方法です。
管理タグを正確に貼り付けて管理する
管理タグを正確に貼り付けるという方法は、サイズまたはカラー等に誤りが発生している場合に行うのが効果的です。
管理タグを間違えて貼り付けてしまうと、システムによる管理を徹底していたとしても誤出荷が発生してしまいます。
また、商品がバラバラで乱雑に保管されていると管理タグの貼り間違いも頻発してしまうので注意が必要です。
その為、ここでも管理タグの貼り間違えをしない為にも、この作業を行う際には、貼り付けられたタグと実際の商品が正しいのか、ダブルチェック体制を整えることが望ましいでしょう。
仕入れ商品を全てスキャンして、荷受けリストと商品リストの差異も確認出来るようにしておくとより正しい管理が可能となります。
ピッキング・出荷スペースの確保を行う
この方法が最も効果的となるのは、品番の異なる商品を発送してしまった、というようなケースです。
作業スペースが狭いと、ちょっとしたミスや間違いで、商品が入れ替わってしまい誤出荷へと繋がってしまいます。
また、商品がバラバラに保管されていると、管理タグの貼り間違えも頻発してしまいがちになるので注意が必要です。
ピッキングまたは出荷を行う際には、整理整頓された環境で行うように心がけましょう。
荷受けリストや注文書が重ならず、かつ商品同士が乱立してしまわないようにも注意しましょう。
注文書といったような書類と、商品の保管スペースを分けておくと作業が行いやすくなるので、単純なミスの軽減に繋がります。
誤出荷を防ぐ環境とチェック体制を整える
誤出荷というものは、商品点数、種類、品番が異なることから発生する人的ミスです。
企業の信頼性低下につながることはもちろんですが、顧客からのクレームにも当然繋がります。
その対応にかかってくる様々な費用は、本来であれば必要のない費用である、ということは十分に理解しておきましょう。
ピッキングや出荷作業を行う際には、梱包前の最終段階でのダブルチェックによる目視確認作業で対応をするようにもすれば、誤出荷を未然に防ぐことも可能となるでしょう。
そして、作業スペースの確保はしっかりと行い、正確かつ丁寧な出荷作業を心がけることが大切です。
まとめ
コウガシステムでは誤出荷を未然に防ぎ、日々の業務改善に役立てることが可能な在庫管理システムをご提供しています。
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